Legal Secretarial Support

Current Opportunities

As a legal support professional at Torys, you will enjoy both an exciting, fast-paced work environment and a supportive, collegial and team-based culture. Our positions are best suited to individuals who take pride and ownership in their work and demonstrate exceptional client service in everything they do. In return, we offer a wide range of legal assistant opportunities and work arrangements, and competitive compensation and benefits, along with the tools required to excel in the job. Torys is committed to a continuous learning environment; we therefore provide extensive training to our employees upon hire and during the course of their career at Torys.

Adjoint(e) Juridique - Droit Des Affaires (Montréal)

VUE D’ENSEMBLE DU POSTE

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique bilingue pour notre équipe de Montréal.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien des avocats et des clients

  • Préparer la correspondance destinée aux clients conformément aux exigences établies par l’avocat(e) concerné(e) ou le groupe de pratique, selon les besoins.
  • Sous la supervision d’un professionnel du droit, préparer les premières ébauches de documents d’utilisation courante, en se fondant sur les précédents, les révisions, les comparaisons, le suivi des modifications et les informations des bases de données.
  • Mettre à jour les noms et coordonnées des personnes-ressources dans Interaction et dans toute autre base de données sur les clients.
  • Coordonner les réunions avec les clients, réserver des salles de conférence et prendre les dispositions nécessaires pour le service de traiteur ou l’équipement audiovisuel.
  • Mettre à jour les calendriers des avocats en y indiquant les réunions, les rendez-vous, les dates d’échéance et les activités relatives aux clients (c.-à-d. établir et mettre à jour un système de rappels pour s’assurer que les avocats communiquent régulièrement avec les clients).
  • Traiter et examiner toutes les communications reçues par courrier, courriel et télécopieur, et organiser les services spécialisés de courrier, de livraison et de messagerie, au besoin.
  • Recevoir, traiter, filtrer et (ou) diriger les appels entrants selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignements et aux demandes courantes des clients; prendre les messages au besoin.
  • Répondre rapidement aux demandes et travailler en collaboration avec d’autres services et membres du cabinet.
  • Fournir un soutien complémentaire lorsque les autres assistants juridiques sont absents, ont besoin d’assistance et (ou) gèrent des échéances multiples ou serrées.
  • Coordonner les activités avec les autres services et le personnel, au besoin (p. ex., gestion des installations, marketing, etc.).
  • Assurer la liaison et travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des documents juridiques et les adjoints de soutien, le cas échéant, pour veiller à l’exécution des tâches en temps opportun.
  • Participer aux initiatives et aux projets attribués.
  • Agir à titre de personne-ressource pour toutes les questions relatives à :
    • la coordination des préparatifs de voyage, la préparation des itinéraires et les comptes de frais;
    • les demandes de renouvellement auprès du Barreau du Québec et le suivi des crédits de formation professionnelle continue (FPC).

Fonctions liées aux aspects financiers

  • Collaborer avec les avocats pour veiller à la facturation des heures de travail dans les délais prescrits et faire les suivis requis.
  • Faire le suivi et l’analyse des travaux en cours pour veiller à la facturation en temps opportun.
  • Préparer des demandes de chèques pour le paiement de factures de tiers et des frais de dépôt.

Gestion des documents

  • Préparer les lettres-mandats et collaborer avec l’équipe de gestion des conflits et des dossiers pour coordonner l’ouverture et la création de nouveaux dossiers, la recherche de conflits et les demandes de vérification.
  • Tenir à jour et organiser les dossiers pour veiller à ce que les avocats y aient accès facilement; classer et numériser toute la correspondance et les documents électroniques dans le système de gestion des documents du cabinet. Travailler avec les adjoints de soutien, au besoin, pour le classement et l’archivage des dossiers des clients conformément aux lignes directrices du cabinet.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’assistant(e) juridique ou d’études postsecondaires en administration de bureau (obligatoire).
  • Au moins quatre ans d’expérience pertinente, de préférence au sein d’un cabinet de services juridiques professionnels.
  • Connaissance approfondie de la terminologie, des documents et des procédures du droit des affaires.
  • Maîtrise des logiciels Microsoft Office : Outlook, Excel, PowerPoint et Word.
  • Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de gérer les besoins de plusieurs clients en même temps.
  • Bon entregent et excellentes aptitudes pour la communication (verbale et écrite) en français et en anglais.
  • Soin exceptionnel apporté aux détails; efficacité et grand sens de l’organisation. Attitude proactive et esprit d’initiative.
  • Capacité de travailler efficacement, de façon autonome et en collaboration, dans un contexte d’équipe.
  • Capacité de travailler sous pression.
  • Souplesse : aptitude à travailler des heures supplémentaires à l’occasion.

POUR POSTULER :

Veuillez transmettre votre curriculum vitæ et une lettre de présentation au service de la gestion du recrutement du cabinet (firmadminrecruiting@torys.com), en indiquant vos attentes salariales.

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt à l’égard de Torys LLP. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées à une entrevue.

Chez Torys, nous prônons la diversité tout au long du recrutement, de la fidélisation et de l’avancement professionnel des membres de notre personnel. Nous croyons que la diversité des antécédents, des expériences et des points de vue au sein du cabinet améliore la qualité de notre travail et enrichit nos vies. Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible, et nous nous engageons à offrir notre soutien aux candidats et aux membres du cabinet en situation de handicap. Si vous nécessitez des mesures d’aménagement à toute étape du processus de recrutement, veuillez contacter Jenny Tavares, gestionnaire principale, Ressources humaines.

Legal Assistant - Corporate (Montréal)

POSITION OVERVIEW

We are currently seeking a bilingual legal assistant to join our Montréal team.

KEY ACCOUNTABILITIES

Principal/Client Support

  • Prepare client correspondence in accordance with the requirements set by the principal/practice group, as required.
  • Under legal professional supervision, prepare initial drafts of routine documents based on precedents, revisions, comparisons, track changes and database entry.
  • Update contact names and addresses in Interaction and any other client databases.
  • Coordinate client meetings, schedule boardrooms and arrange for catering or audio-visual equipment.
  • Update calendars for assigned principals, which includes meetings, appointments, due dates and client-related activities (i.e., set up/maintain tickler system to ensure principals engage with clients on a regular basis).
  • Handle and review all incoming mail, email, fax communications; and arrange for specialized mail/courier/messenger services as required.
  • Receive, handle, screen and/or direct incoming calls as directed by principals; respond to routine inquiries and requests from clients; and take messages as required.
  • Respond promptly to requests, and work collaboratively with other departments and members of the Firm.
  • Provide backup support when other Legal Assistants are absent, are at capacity and/or managing multiple/difficult deadlines.
  • Coordinate activities with other departments and staff as required (e.g., Facilities, Marketing, etc.).
  • Liaise and work closely with Legal Document Specialists and Support Assistants, as appropriate, to ensure tasks are completed within a timely manner.
  • Participate in projects and initiatives as assigned.
  • Act as key contact for all matters relating to:
    • coordinating travel arrangements, preparing itineraries and travel expense reports;
    • completing Quebec Bar renewal applications, and tracking CPD credits.

Financial Functions

  • Partner with principals to ensure docket time is entered by set deadlines and follow up with principals as required.
  • Monitor and review outstanding WIP (Work In Progress) to ensure timely billing.
  • Prepare cheque requisitions as required to initiate payment of third party invoices and filing fees

File Management

  • Prepare engagement letters and work with the Conflicts and Records team to coordinate new file openings, matter intake, conflict search and audit requests.
  • Maintain and organize files to ensure they are easily retrievable by principals, file/scan all paper or electronic correspondence/records into the firms document management system. Work with Support Assistants as required to store client files as appropriate within firm guidelines.

ATTRIBUTES & EXPERIENCE

  • Legal Assistant diploma or post-secondary degree/diploma in Office Administration is required.
  • Minimum 4 years’ previous related experience, preferably within a legal professional services firm.
  • Must have strong knowledge of business legal terms, documents and procedures.
  • Proficient in MS Office which includes a strong working knowledge of Outlook, Excel, PowerPoint and Word.
  • Strong client service orientation combined with the ability to manage multiple client needs at the same time.
  • Excellent communication (verbal and written with bilingual proficiency) and interpersonal skills.
  • Exceptional attention to detail, efficient and organized.  Proactive and takes initiative.
  • Ability to work well independently and collaboratively within a team environment.
  • Ability to work under pressure.
  • Flexibility to occasionally work overtime.

APPLICATIONS

Please address your resume and cover letter, stating your salary expectations to Firm Admin Recruiting (firmadminrecruiting@torys.com).

We thank all applicants for their interest in Torys LLP; however only candidates selected for an interview will be contacted.

We foster an inclusive and accessible environment and are committed to providing support to applicants and firm members with disabilities. If you require accommodation at any time during the recruitment process, please contact Jenny Tavares, Senior Manager, Human Resources.

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