Torys LLP et les membres de son groupe, y compris Toryco Services (collectivement « Torys », « nous », « notre », « nos ») s’engagent à assurer la gestion adéquate des renseignements personnels de leurs clients, des visiteurs de leur site Web (le « Site ») et d’autres personnes qu’ils recueillent, utilisent et communiquent dans l’exercice de leurs activités.

Lorsque nous fournissons des conseils juridiques, nous avons l’obligation professionnelle de préserver la confidentialité des renseignements que nous recevons dans le cadre de la relation avocat-client. Les pratiques énoncées dans la présente politique de confidentialité (la « Politique ») s’ajoutent à ces obligations professionnelles et visent à assurer un équilibre entre, d’une part, nos obligations légales et réglementaires liées à la protection des données et au droit à la vie privée des particuliers et, d’autre part, le besoin de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins commerciales et juridiques légitimes au Canada et aux États-Unis.

Renseignements personnels et consentement

Le terme « renseignements personnels » désigne tous les renseignements qui vous concernent ou qui peuvent être utilisés pour vous identifier personnellement. Ces renseignements sont par exemple les renseignements contenus dans votre curriculum vitae ou concernant vos antécédents professionnels lorsque vous postulez à un emploi chez Torys, les coordonnées et les renseignements requis en vertu des exigences de connaissance du client, ou encore tout autre renseignement que vous choisissez de nous fournir.

En nous fournissant vos renseignements personnels, en faisant appel à notre cabinet pour obtenir des services juridiques ou en accédant au Site, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à la Politique. Si vous décidez de faire appel à Torys pour obtenir des services juridiques, nous pourrions vous demander de consentir expressément à la Politique ou vous demander par d’autres méthodes de consentir à des conditions additionnelles, dans la mesure permise par les lois applicables et selon les circonstances et le type de renseignements traités dans le cadre de ces services.

Vous avez le droit de retirer votre consentement selon les modalités énoncées plus loin dans la Politique.

Collecte de vos renseignements personnels

Nous ne recueillerons pas de renseignements personnels de façon arbitraire. Nous ne recueillerons que le volume et le type de renseignements nécessaires aux fins prévues par la Politique ou autrement autorisées ou exigées par la loi. Nous pourrions recueillir directement auprès de vous les types de renseignements suivants :

• vos coordonnées professionnelles ou personnelles (nom, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale personnelle, etc.);
• les renseignements requis en vertu des exigences de connaissance du client si nous vous fournissons des services juridiques;
• des renseignements sur votre entreprise, vos intérêts commerciaux, votre participation à des événements professionnels ou vos intérêts personnels dans le but de mieux vous servir et d’entretenir notre relation avec vous;
• tout autre renseignement que vous choisissez de nous fournir ou qui figure dans vos communications avec nous au cours de la relation professionnelle que nous entretenons avec vous.

Nous ne recueillons aucune information de paiement auprès de nos clients pour la facturation.

Dans la mesure du possible, nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de vous. Toutefois, pour fournir des services juridiques à nos clients ou à des fins juridiques, administratives, de marketing ou de gestion, nous pourrions également recueillir des renseignements personnels auprès de sources externes, notamment des institutions et organismes gouvernementaux, des employeurs, des fournisseurs de services ou des organisateurs d’événements professionnels, ou lors de vos interactions avec nos comptes de médias sociaux.

Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’autrui, vous déclarez et garantissez que vous avez le droit de le faire, y compris, le cas échéant, que vous avez obtenu le consentement requis de la personne concernée pour que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer ses renseignements personnels.

Utilisation des renseignements personnels

Nous n’utilisons vos renseignements personnels qu’en conformité avec la Politique ou selon les conditions que nous vous avons communiquées, et uniquement dans le but d’offrir et d’améliorer nos services et de remplir nos obligations professionnelles. Plus précisément, nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons aux fins suivantes :

• Ouverture de dossier et vérification des conflits potentiels : pour déterminer si nous pouvons agir pour ou contre vous, notamment pour déceler tout conflit d’intérêts et respecter les exigences de connaissance du client.
• Services juridiques : pour offrir des services juridiques, notamment pour recevoir et exécuter les instructions de nos clients, et pour communiquer avec eux au sujet de nos activités et de nos services juridiques.
• Administration du cabinet : pour tenir à jour notre système de gestion des connaissances, gérer nos activités, administrer nos dossiers clients, embaucher de nouveaux membres du personnel et professionnels du droit, et à des fins de comptabilité et de facturation.
• Obligations légales : pour nous protéger de la fraude, d’activités illégales ou d’erreurs; pour garantir que toutes nos obligations à titre de professionnels du droit sont remplies; pour effectuer des opérations commerciales auxquelles est partie Torys LLP ou un membre de son groupe; et pour d’autres fins permises ou exigées par la loi.
• Marketing et invitations : pour vous envoyer des bulletins sur nos services ou sur des nouvelles juridiques qui, selon nous, pourraient vous intéresser; pour vous transmettre les bulletins, articles et autres actualités juridiques des groupes de pratique si vous vous êtes abonné(e) à nos listes de diffusion et avez consenti à recevoir ces contenus électroniques; pour vous envoyer des cadeaux; et pour vous inviter à des activités sociales, des séminaires ou des événements sportifs ou culturels.
• Amélioration de nos services : pour mener des analyses internes visant à déterminer les points à améliorer dans nos interactions avec les clients et élaborer des stratégies de croissance et d’amélioration dans nos domaines de pratique juridique; pour évaluer l’utilisation du Site et le trafic sur celui-ci; et pour répondre à la rétroaction, aux questions et aux commentaires qui nous sont transmis sur le Site.
• Autres : à toute autre fin que nous vous avons indiquée et pour laquelle nous avons obtenu votre consentement exprès.

Collecte et utilisation des renseignements des candidats à un poste

Pour les candidats à un poste, nous pourrions également recueillir les renseignements personnels ci-après dans le cadre de notre processus d’embauche.

• Auprès de vous directement : nous pourrions recueillir votre curriculum vitae et des renseignements sur votre formation et vos emplois précédents, votre consentement à la vérification de vos antécédents ainsi que tout autre renseignement que vous aurez fourni dans le cadre de notre processus d’embauche, notamment en ce qui concerne votre origine ethnique ou vos antécédents culturels ou toute autre donnée démographique que vous auriez choisi de nous fournir.
• Auprès de sources externes : nous pourrions recueillir des renseignements personnels auprès des références professionnelles ou autres que vous aurez fournies, et auprès de toute autre source externe pouvant nous aider à valider vos antécédents professionnels et scolaires, et à faire une vérification de votre casier judiciaire et des risques pour la sécurité publique.

Prise de décision automatisée : nous pourrions utiliser des processus automatisés utilisant des renseignements sur les candidats dans le cadre de notre évaluation globale des candidatures. Cependant, aucune décision d’embauche ne reposera uniquement sur des méthodes automatisées. Si vous avez des questions sur ces processus ou si vous souhaitez obtenir plus de détails sur une décision d’embauche vous concernant, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la fin de la Politique.

Communication des renseignements personnels

Nous communiquons les renseignements personnels uniquement de la manière prévue dans la Politique, avec votre consentement ou comme la loi l’autorise ou l’exige.

Dans le cadre de nos services juridiques, nous communiquons parfois les renseignements personnels de nos clients aux membres du groupe de Torys et à des tiers, y compris des représentants étrangers et des organismes gouvernementaux ou des organismes de réglementation. Comme Torys exploite des bureaux à Toronto, New York, Calgary, Montréal et Halifax, le cabinet pourrait partager les renseignements personnels avec les divers bureaux pour fournir des services juridiques ou à des fins de marketing.

Nous ne communiquons aucun renseignement à des tiers à moins qu’il ne soit nécessaire de le faire pour la prestation de nos services ou l’accomplissement de nos obligations légales et professionnelles. Plus précisément, nous pouvons communiquer des renseignements personnels :

• à des experts ou professionnels tiers lorsqu’il est nécessaire de le faire pour fournir des services juridiques à nos clients – par exemple, lorsque nous engageons un expert, un consultant, un mandataire ou un autre cabinet d’avocats au nom d’un client dans une affaire;
• à des fournisseurs de produits ou de services au Canada ou à l’étranger dont nous achetons les produits ou services pour le marketing, le soutien technique et les envois postaux;
• à des tiers qui nous aident à évaluer votre solvabilité ou à recouvrer des créances impayées à l’égard d’un compte;
• avec votre consentement exprès, à des organismes de recherche dans le domaine juridique comme Chambers and Partners pour vous permettre d’évaluer la qualité de nos services;
• à une personne qui, de notre avis raisonnable, est votre représentant;
• à nos assureurs et à des organismes de réglementation dans le cadre d’activités de réglementation ou d’autres activités se rapportant à nos obligations et responsabilités professionnelles relatives à la pratique du droit;
• dans le cadre d’une opération commerciale à laquelle est partie Torys LLP ou un membre de son groupe;
• à tout autre tiers lorsqu’il est nécessaire de le faire pour accomplir nos obligations légales et professionnelles, avec votre consentement ou lorsqu’une telle communication est autorisée ou exigée par la loi.

Nous interdisons aux fournisseurs de services tiers et aux autres tiers que nous engageons pour nous aider en votre nom (tels que les témoins experts ou les consultants) d’utiliser les renseignements personnels que nous leur communiquons à d’autres fins que la prestation des services qu’ils nous fournissent. En outre, nous exigeons des fournisseurs de services tiers qu’ils prennent toutes les mesures raisonnables pour maintenir et protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous leur communiquons.

Transfert et stockage des données en dehors de la province ou à l’étranger

Vos renseignements personnels pourraient être traités, consultés et stockés à l’extérieur du Canada ou de la province où ils ont été recueillis. Dans ce cas, vos renseignements personnels seront assujettis aux lois de cette autre province, pays ou territoire et pourraient être communiqués à des autorités gouvernementales, à des tribunaux ou à des organismes d’application de la loi de cette province, pays ou territoire si la loi l’exige. Tout transfert de renseignements personnels à une autre province, pays ou territoire sera effectué conformément à la Politique et à toutes les lois applicables en matière de protection des données.

Utilisation de témoins et d’autres technologies sur le Site

Les technologies ci-après pourraient être utilisées pour recueillir des renseignements sur votre historique de navigation et vos appareils lorsque vous consultez le Site.

Journaux du serveur et du fournisseur d’accès Internet

Notre Site est hébergé sur des serveurs partagés d’un fournisseur de services Internet (« FSI »). Tous les renseignements personnels recueillis en notre nom par le FSI, comme les données des journaux des serveurs (voir ci-dessous), sont gérés conformément à la Politique et protégés par les lois applicables.

Certaines informations sur les habitudes de navigation des utilisateurs d’Internet sont recueillies de manière passive et automatique et sont liées à l’adresse IP des utilisateurs. Cette adresse IP unique est attribuée à chaque utilisateur d’Internet par son FSI, et elle est automatiquement enregistrée par les serveurs Internet.

Pour établir et maintenir les connexions Internet, nos serveurs enregistrent automatiquement des informations sur les visites de notre Site. Les journaux des serveurs enregistrent des informations statistiques, comme l’adresse IP et le système d’exploitation de l’ordinateur d’un visiteur, l’heure et la durée de la visite, ainsi que les pages Web consultées. Les journaux des serveurs déterminent également les catégories de visiteurs selon certains éléments, comme les types de domaines et de navigateurs. Ces statistiques nous sont communiquées sous forme de données agrégées anonymisées; nous les utilisons pour améliorer notre Site et pour offrir une expérience en ligne optimale aux visiteurs.

Nous n’utilisons pas les adresses IP pour identifier ou localiser les personnes qui accèdent au Site, et nous ne relions pas les informations du journal du serveur à d’autres données d’une manière qui nous permettrait d’identifier tel ou tel visiteur, sauf lorsque la loi l’exige ou l’autorise pour des raisons de sécurité (p. ex. pour enquêter sur une fraude ou une violation de sécurité).

Témoins

Comme de nombreux sites Web, notre Site utilise des témoins « temporaires » et des témoins « persistants ». Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique et qui est automatiquement transmis à l’ordinateur d’un visiteur.

• Les témoins temporaires recueillent des informations pendant une session active et sont conservés dans la mémoire de l’ordinateur de façon temporaire seulement.
• Les témoins persistants sont enregistrés dans l’ordinateur d’un visiteur jusqu’à ce que celui-ci les supprime ou jusqu’à leur expiration.

Les informations provenant de ces témoins nous aident à analyser les habitudes de navigation sur le Site, y compris le nombre total de visiteurs, leur emplacement géographique et le type de navigateur Internet (Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge) et de système d’exploitation (Windows ou Apple macOS) qu’ils utilisent. Nous utilisons aussi ces renseignements pour améliorer l’expérience d’utilisateur en ligne et la qualité globale du Site. Nous ne tentons pas d’établir des correspondances entre ces informations et d’autres types de renseignements personnels qui sont fournis volontairement dans le Site.

Reciblage publicitaire et tiers

Le Site utilise également des témoins traceurs de tiers pour le reciblage publicitaire, dont les témoins traceurs de Google Adwords. Avec les informations de ces témoins, nous vous présenterons des publicités en ligne, en particulier sur le Réseau Display de Google. Nous ne recueillons pas de renseignements personnels à l’aide du système de reciblage publicitaire de Google ou d’un autre tiers. Les fournisseurs tiers transmettent des témoins dans les navigateurs pour présenter des publicités en fonction des visites antérieures dans notre Site. Nous pouvons ainsi continuer de proposer nos services aux personnes qui ont démontré un intérêt à l’égard du cabinet.

Paramétrage des témoins

Si vous préférez ne pas accepter les témoins, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque votre ordinateur reçoit un témoin ou refuse automatiquement les témoins. Pour modifier les options de votre navigateur relatives aux témoins, veuillez consulter la documentation fournie avec votre navigateur ou l’aide en ligne.

Vous avez également la possibilité d’activer et de désactiver différentes catégories de témoins non essentiels sur le Site en utilisant l’ . Nous n’activerons aucun témoin servant à la localisation ou au profilage par défaut ou sans votre consentement.

Vous pouvez désactiver l’utilisation des témoins par Google en consultant les paramètres des annonces de Google. Vous pouvez également désactiver l’utilisation des témoins de reciblage publicitaire d’autres fournisseurs tiers en visitant la page de désactivation de la Network Advertising Initiative.

Veuillez noter que le fait d’ajuster les paramètres de votre navigateur pour rejeter les témoins ou pour en désactiver certains via l’outil du Site pourrait avoir une incidence sur certaines fonctionnalités du Site.

Analytique Web

Le Site utilise des outils pour analyser la façon dont les visiteurs interagissent avec nos sites Web et les publicités en ligne :

• Google Analytics : Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont Google utilise les renseignements recueillis par les sites et applications qui utilisent les services de Google en cliquant ici, et sur la façon de régler les paramètres de votre navigateur pour désactiver Google Analytics en cliquant ici.
• Crazy Egg : Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont Crazy Egg utilise les renseignements recueillis par les sites qui utilisent les services de Crazy Egg ici, et sur la façon de régler les paramètres de votre navigateur pour désactiver Crazy Egg en cliquant ici.

Conservation des renseignements personnels

Nous conserverons les renseignements, y compris les renseignements personnels, aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Par exemple, si vous nous envoyez des renseignements personnels par voie électronique pour postuler à un emploi chez Torys, nous conserverons ces renseignements pendant une période raisonnable pour permettre l’examen ultérieur de votre candidature.

Nous pourrions également être assujettis à des exigences législatives ou professionnelles concernant la conservation de certains types de renseignements. Dans ces cas, nous conserverons les renseignements aussi longtemps que la loi l’exige ou l’autorise.

Protection des renseignements personnels

Nous prenons toutes les mesures physiques, organisationnelles, contractuelles et techniques qui sont conformes à la norme de la profession juridique pour protéger les renseignements personnels que nous conservons contre la perte ou le vol et contre l’accès, l’utilisation, la suppression, le transfert ou la communication non autorisés. Pour ce faire, nous élaborons et appliquons des politiques et procédures de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels, de répondre aux questions liées à la vie privée et de traiter les plaintes ou les atteintes connexes, et de détruire les renseignements qui ne sont plus nécessaires.

Afin de maintenir la sécurité et la confidentialité des renseignements sensibles des clients, nos professionnels du droit n’utilisent pour communiquer avec eux que des méthodes sécurisées et approuvées par notre cabinet. Ainsi, il pourrait leur être interdit d’utiliser des méthodes de communication comme la messagerie texte lors de la prestation de services juridiques. Nous n’enregistrons généralement pas les appels et vidéoconférences, et ne le ferons jamais sans le consentement du client.

Consultation et correction de vos renseignements personnels

Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Pour ce faire, veuillez écrire à notre responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées se trouvent à la fin de la Politique. Vous avez également le droit de demander la correction de tout renseignement dont vous pouvez démontrer qu’il est erroné.

Veuillez noter que la consultation de vos renseignements pourrait vous être refusée dans certaines circonstances, par exemple si la loi nous interdit de vous donner accès à votre dossier pour des motifs d’ordre juridique, de sécurité ou de confidentialité. S’il nous est impossible d’accepter votre demande de consulter ou de corriger vos renseignements, nous vous en informerons et vous en donnerons les motifs par écrit.

Retrait de votre consentement

Nous n’exigerons pas, comme condition à la fourniture d’un service, que vous consentiez à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour nous permettre de fournir les services demandés.

Vous pouvez refuser de donner votre consentement à toute collecte, utilisation ou communication de vos renseignements personnels, intégralement ou seulement pour certaines fins énoncées dans la Politique. Vous pouvez aussi, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles applicables et moyennant un préavis raisonnable, retirer à tout moment votre consentement à l’utilisation et à la communication à l’avenir des renseignements personnels préalablement recueillis. La période de préavis raisonnable varie selon la nature des renseignements et les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Nous vous informerons des conséquences du refus ou du retrait de votre consentement. Le retrait de votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de certains renseignements ou à certaines fins pourrait avoir des conséquences juridiques ou nous empêcher de vous fournir des services juridiques ou autres.

Si vous êtes abonné(e) à l’une de nos listes de diffusion, vous pouvez modifier vos préférences de consentement à tout moment en suivant les instructions fournies à cette fin ou en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Liens vers d’autres sites Web

Le Site peut contenir des liens vers d’autres sites Web, y compris vers des plateformes de vidéoconférence pour nos webinaires en ligne en direct. Nous nous efforçons de proposer des liens uniquement vers des sites Web qui ont les mêmes normes et exigences que nous à l’égard du respect de la vie privée, mais nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de confidentialité d’autres sites Web. Nous encourageons vivement tous les visiteurs du Site à consulter les énoncés et politiques de confidentialité de tous les sites Web de tiers.

Modifications à la Politique

Nous pouvons modifier la Politique à tout moment. Nous afficherons la Politique et ses modifications éventuelles sur notre site Web et prendrons des mesures raisonnables pour vous informer de toute modification qui pourrait avoir une incidence significative sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

En savoir plus sur les pratiques de Torys en matière de protection de la vie privée

Pour toute demande relative à la vie privée ou pour toute question ou préoccupation concernant la Politique ou le traitement de vos renseignements personnels par Torys, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée. Nous répondrons rapidement à votre message.

Responsable de la protection de la vie privée
79, rue Wellington O., 30^e étage
TD South Tower
Toronto (Ontario) M5K 1N2
Canada

Courriel : [email protected]