Pendant que vous faites partie de notre clientèle. Tant que vous êtes notre client, les règles professionnelles et déontologiques nous interdisent, sans votre consentement éclairé :
Lorsque vous ne faites plus partie de notre clientèle. Lorsque vous n’êtes plus un de nos clients, nous pouvons, en vertu des règles professionnelles et déontologiques applicables, représenter un autre client dans une affaire qui est directement opposée à vos intérêts juridiques immédiats, à condition que i) l’autre affaire ne soit pas identique ou liée à une affaire aux fins de laquelle nous vous avons représenté; et ii) que nous protégions vos renseignements confidentiels, y compris en établissant en temps utile un cloisonnement de confidentialité, au besoin.
Repérage des conflits d’intérêts. Comme vous faites partie de notre clientèle et que votre nom figure dans notre base de données sur les conflits, veuillez noter que nous serons en mesure de repérer des conflits éventuels et des enjeux de confidentialité vous concernant. Quant aux entités et aux particuliers qui vous sont liés et qui ne font pas partie de notre clientèle, leurs noms ne figurent pas dans notre base de données sur les conflits. Nous ne serons donc pas en mesure de repérer tout conflit d’intérêts les concernant, à moins que vous nous fournissiez leurs noms et que nous consentions à les inscrire dans notre base de données sur les conflits et à y indiquer l’existence d’une relation avec vous. Nous comptons sur vous pour nous transmettre la liste des noms d’entités et de particuliers qui vous sont liés et qui, selon vous, du fait que vous êtes notre client dans cette affaire, présentent pour nous un risque de conflit ou un enjeu de confidentialité si nous agissons à titre de partie adverse à leur égard. À moins de recevoir cette liste de votre part et d’accepter de saisir les noms dans notre base de données sur les conflits, nous ne serons pas en mesure de déterminer qu’il serait problématique pour vous que nous acceptions un mandat à titre de partie adverse de ces entités et particuliers.
Conflits en affaires et conflits relatifs à un enjeu. Nous ne considérons pas comme un conflit d’intérêts juridiques le fait i) d’agir pour un de vos concurrents commerciaux, un de vos clients ou un de vos fournisseurs dans une affaire qui ne vous concerne pas, ou ii) de faire valoir, pour le compte d’un autre client et dans une affaire non connexe, des positions ou des arguments juridiques qui peuvent être incompatibles avec ceux que vous faites valoir ou que vous souhaitez faire valoir dans la présente affaire. En outre, les personnes visées au point i) ne sont généralement pas inscrites dans les données vous concernant dans notre base de données sur les conflits et, comme nous n’effectuons pas le suivi des positions juridiques que nous défendons pour le compte de clients, nous n’avons aucun moyen de cerner vos préoccupations potentielles quant à notre acceptation d’un mandat dans les circonstances décrites aux points i) et ii).
Attente relative à une renonciation en cas de conflit imprévu ou non litigieux. Nous comprenons que vous n’aurez en principe aucune objection à ce que nous agissions pour un autre client et que, sauf circonstances particulières, vous nous fournirez une renonciation en cas de conflit, à notre demande, lorsque le problème deviendra apparent, dans les situations suivantes : i) nous avons commencé à représenter cet autre client dans une affaire sans connaître votre participation réelle ou potentielle dans cette affaire; ou ii) vous êtes représenté dans une affaire non contentieuse par un autre cabinet d’avocats et il nous est demandé d’agir dans cette affaire pour une partie ayant des intérêts différents des vôtres.
Protection de vos renseignements confidentiels. Nous préserverons à tout moment la confidentialité des informations que vous nous divulguez, sous réserve uniquement du droit applicable, ainsi que de nos obligations professionnelles et déontologiques.
Non-divulgation des renseignements confidentiels des autres clients. Comme nous avons un devoir de confidentialité à l’égard de tous nos clients, nous ne vous divulguerons pas les informations que nous détenons à titre confidentiel pour d’autres clients (même si ces renseignements confidentiels pourraient être pertinents pour un mandat).
Préserver le secret professionnel à l’égard de nos conseils juridiques. En règle générale, nos conseils sont assujettis au secret professionnel qui les protège contre toute divulgation sous la contrainte dans le cadre de procédures judiciaires ou réglementaires. Pour préserver ce secret professionnel, il est important d’assurer la confidentialité de nos conseils, que vous ne devez pas divulguer à des tiers ni communiquer au sein de votre organisation à des personnes qui n’ont pas besoin de les connaître.
Limitation de l’utilisation de nos conseils juridiques. Nos conseils dans le cadre de toute affaire vous sont fournis uniquement dans le but pour lequel vous nous avez donné des instructions, comme l’indique notre lettre de mandat. Sauf avec notre consentement écrit préalable, ils ne peuvent être utilisés à d’autres fins ou par d’autres personnes que vous.
Utilisation de communications électroniques. Nous communiquerons avec vous principalement par téléphone, courriel et vidéoconférence. Nos avocats ne sont autorisés à utiliser que des moyens de communication sécurisés et approuvés par le cabinet pour communiquer avec les clients. Par conséquent, il se peut qu’ils ne puissent utiliser des outils de messagerie instantanée tels que les messages SMS, WhatsApp ou le clavardage par Teams pour mener des activités professionnelles. Nous n’enregistrons généralement pas les vidéoconférences et ne le ferons jamais sans vous aviser. Si vous enregistrez un appel vidéo avec nous, nous pouvons vous demander de cesser l’enregistrement pour des raisons de confidentialité, de privilège ou autres. En règle générale, nous ne révisons pas les transcriptions ou les résumés d’appels générés par l’intelligence artificielle. Si vous souhaitez que nous les révisions pour en vérifier l’exactitude ou l’exhaustivité, veuillez nous en informer.
Utilisation d’Internet et de l’infonuagique. Nous utilisons des solutions infonuagiques pour stocker et archiver en toute sécurité les renseignements que vous nous fournissez. Nous prenons des précautions raisonnables dans toutes nos communications et nous avons mis en place des mesures de sécurité robustes pour assurer la sûreté adéquate de tous les renseignements que nous détenons et transmettons.
Chiffrement des courriels. Lorsque nous communiquons avec vous par courriel ou par d’autres moyens électroniques, il existe un risque que cette communication soit interceptée ou autrement compromise. Si vous recevez un courriel de notre part qui semble suspect, veuillez nous appeler immédiatement en utilisant un numéro de téléphone sûr. Il est recommandé d’établir un protocole TLS obligatoire (Enforced TLS) avec notre cabinet afin que nos communications par courriel soient toujours chiffrées. Veuillez nous contacter à l’adresse [email protected] pour coordonner le processus de chiffrement.
Tiers fournisseurs de services. Vous acceptez que, aux fins de la fourniture de nos services professionnels et de l’administration générale, nous puissions partager les renseignements que vous nous fournissez avec nos partenaires de services tiers (les « fournisseurs de services »). Les fournisseurs de services comprennent, sans s’y limiter, des fournisseurs de solutions logicielles et d’archivage numérique pour les entreprises (par exemple, Microsoft, Mimecast, Kira Systems et Closing Folders). Nous effectuons une vérification diligente avant de retenir les services de fournisseurs de services. De plus, nous exigeons que les fournisseurs de services respectent des critères adéquats en matière de sécurité des données, s’engagent à protéger la confidentialité de vos renseignements et n’utilisent ceux-ci que dans la mesure nécessaire à l’exécution des services que nous avons demandés. Vous acceptez que vos données soient conservées ou traitées par un fournisseur de services situé au Canada, au Royaume-Uni ou aux États-Unis ou conservées dans des plateformes infonuagiques sécurisées. Nos ententes avec les fournisseurs de services sont suffisantes pour nous permettre de respecter nos obligations envers vous en vertu de notre lettre de mandat. Si vous nous en faites la demande, nous pouvons fournir de l’information supplémentaire concernant notre utilisation des fournisseurs de services.
Rapports d’audit et certifications. Conformément aux normes du secteur, nous ne soumettons pas nos systèmes ou contrôles à un audit SOC. Pour des raisons de confidentialité, nous n’autorisons pas nos clients à mener des audits ou des tests de nos systèmes ou dans nos locaux. Toutefois, nous faisons régulièrement appel à des tiers pour mener des tests afin de maintenir et améliorer la sécurité de nos systèmes et de nos locaux. En outre, nous obtenons de temps à autre des certifications de sécurité. Si vous ou un organisme de réglementation dont vous relevez en faites la demande, nous fournirons de l’information supplémentaire concernant ces tests et ces certifications.
Lorsque vous nous confiez un mandat, il est possible que vous nous fournissiez des renseignements personnels qui sont visés par les lois applicables sur la protection des renseignements personnels. En votre nom, nous recueillerons, utiliserons ou divulguerons ces renseignements personnels dans le but de vous fournir des services juridiques, conformément à notre politique de protection des renseignements personnels (accessible sur notre site Web) et dans les cas prévus par la loi.
Les organismes de réglementation du Canada imposent des règles relatives à l’identification et à la vérification de l’identité des clients pour soutenir des initiatives nationales et internationales de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes. En vertu de ces règles, nous devons recueillir et conserver des renseignements sur l’identité de nos clients et, dans certains cas, nous devons prendre des mesures supplémentaires pour vérifier leur identité. Ces règles s’appliquent non seulement à nos clients directs, mais aussi aux personnes qui nous donnent des instructions au nom de notre client, ainsi qu’à tout client secondaire qui a retenu les services de notre client dans le cadre d’une affaire pour laquelle nous fournissons des services. Nous vous contacterons si nous avons besoin de renseignements supplémentaires de votre part ou de votre client. Nous vous remercions de votre compréhension et de votre collaboration rapide dans toute situation où nous devons nous acquitter de nos obligations relatives à l’identification et à la vérification de l’identité. Nous nous attendons à ce que vous nous teniez informés de toute modification importante des renseignements que vous nous avez fournis au cours du processus de vérification.
Vous reconnaissez que, pour assurer la conformité avec les lois applicables et nos politiques internes, nous pouvons effectuer une vérification diligente à votre égard en faisant une recherche dans une base de données publique et, le cas échéant, sur vos mandants, administrateurs, dirigeants, employés, client(s) et/ou propriétaires véritables, selon le cas. Torys recueillera et conservera ces renseignements conformément à notre politique de protection des renseignements personnels aux seules fins d’effectuer cette vérification diligente et en limitera l’accès aux membres du personnel qui en ont besoin à cette fin.
Particuliers ayant un contrôle important. Si vous êtes soumis à des obligations de dépôt ou de communication de l’information en vertu de lois sur le contrôle important et la propriété effective au Canada (y compris la Loi canadienne sur les sociétés par actions, la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario et la Loi sur la publicité légale des entreprises du Québec), vous acceptez que la société et ses actionnaires assument l’obligation de dépôt ou de communication de l’information, à moins que nous n’en convenions autrement par écrit.
Corporate Transparency Act. Si notre mandat nécessite la création d’une nouvelle entité (ou l’enregistrement d’une entité pour exercer des activités aux États-Unis) qui est soumise aux exigences de la Corporate Transparency Act des États-Unis, nous pouvons, à votre demande, vous aider à vous conformer aux exigences relatives au dépôt initial. Nous ne sommes toutefois pas tenus de mettre à jour l’information pour refléter les changements apportés à la propriété effective ou aux renseignements personnels des propriétaires bénéficiaires de cette nouvelle entité ou de toute autre entité de votre groupe de sociétés. Vous acceptez que l’entité et ses propriétaires bénéficiaires assument cette obligation, à moins que nous n’en convenions autrement par écrit.
Nous pouvons, à l’occasion et à toutes fins utiles, vous fournir des estimations de nos honoraires. Ces estimations sont, du fait de leur nature, inexactes et ne sont pas contraignantes, à moins que nous ne négociions un accord écrit spécifique à cet effet.
Dans le cadre de l’exécution des services juridiques, nous engageons fréquemment des coûts pour vous représenter. Le cabinet paie certains de ces coûts, comme les frais de photocopie, d’impression dans nos bureaux et de traitement des demandes relatives à une vérification. Des fournisseurs tiers facturent d’autres coûts, dont les frais d’affranchissement et de services de courrier. Lorsque nous payons en votre nom des frais de tiers et d’autres coûts encourus, ces débours vous seront facturés en supplément de nos honoraires juridiques. La facturation des débours vise à couvrir les coûts réels encourus par le cabinet pour fournir les services. Les frais facturés sont parfois revus pour refléter ces coûts. Ils sont parfois facturés quelques mois après l’exécution des services puisque le cabinet doit attendre les factures de fournisseurs tiers et la production des états de compte. En principe, nous nous attendons à ce que vous payiez directement tous les frais importants encourus auprès de tiers dans le cadre des mandats que vous nous confiez.
En général, nous produisons des états de compte mensuels ou à des intervalles appropriés. Compte tenu des risques de cybercriminalité et de fraude en ligne, sachez que nous ne vous informerons jamais par courriel des modifications apportées à nos informations de paiement. Si vous recevez un courriel indiquant que nous avons changé nos coordonnées bancaires, ne versez pas de fonds dans le compte et contactez-nous immédiatement.
Vos états de compte comprennent nos honoraires, les débours et les autres frais applicables; le paiement est exigible dès réception. Ils peuvent faire l’objet d’une révision et d’une procédure d’exécution conformément aux lois de la province ou de l’État dans lequel vous nous avez confié le mandat.
Sauf exception, nos services juridiques sont assujettis à des taxes, notamment la taxe fédérale sur les produits et services et, dans certaines provinces, une taxe de vente harmonisée (« TPS » ou « TVH », respectivement) et la taxe de vente provinciale prélevée par le gouvernement du Québec sur les services juridiques fournis au Québec ou relativement à cette province (« TVQ »). Les états de compte pour les services rendus indiquent clairement les taxes appliquées au montant total des honoraires et des débours taxables, en précisant le montant des débours non taxables et le montant des débours taxables. Lorsque nous payons ces débours en votre nom, nous appliquons le traitement fiscal approprié à ces frais en fonction des exemptions fiscales applicables prévues par les lois.
Nous ne sommes pas tenus de percevoir la TPS et la TVH sur les frais et les débours engagés aux fins de cette affaire dans les cas suivants : 1) votre organisation est exemptée de la TPS et de la TVH; ou 2) votre organisation a le statut de « non-résident du Canada » aux fins de la TPS/TVH, et l’affaire envisagée n’est pas liée :
Nous ne sommes pas tenus de percevoir la TPS, la TVH ou la TVQ dans le cadre de mandats exécutés exclusivement par des avocats aux États-Unis.
Virements. À de rares exceptions près, tous les paiements que nous recevons ou versons doivent être faits par virement bancaire. Nous savons qu’il existe un risque que des fraudeurs tentent d’intercepter un virement bancaire en essayant de se faire passer pour l’expéditeur ou le destinataire du virement. Les renseignements généraux sur notre compte sont indiqués sur nos factures. Si vous souhaitez obtenir de l’information sur notre compte en fidéicommis, veuillez nous contacter en utilisant un moyen de communication sécurisé. Il est très peu probable que vous receviez de notre part un avis de modification des instructions de virement. Si cela se produit, veuillez nous contacter immédiatement en utilisant un numéro de téléphone sûr (p. ex. celui indiqué sur notre site Web ou dans la lettre de mandat). De même, nous vous appellerons pour confirmer le détail du virement avant de débourser des fonds à vous ou à un tiers en votre nom, ou si nous recevons un avis de modification de vos coordonnées ou de vos instructions de virement.
Nous ne retiendrons pas les services de consultants, d’experts ou d’un autre cabinet juridique sans votre autorisation préalable. Si vous nous donnez votre autorisation, c’est généralement à titre de mandataire que nous retiendrons les services de ces professionnels et il vous incombera de payer directement les frais facturés par ces derniers.
À l’instar de nombreux cabinets juridiques, Torys est une société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.), ou « Limited Liability Partnership » (LLP). À titre individuel, les associées et les associés d’une société en nom collectif à responsabilité limitée n’engagent pas leur responsabilité personnelle à l’égard des responsabilités de la société résultant d’une négligence ou d’une omission d’un autre associé ou de personnes sous la supervision ou la direction directe de celui-ci. Les associées et les associés d’une société en nom collectif à responsabilité limitée ne peuvent être tenus responsables que pour leurs propres négligences ou omissions ou pour les négligences ou les omissions de personnes qui sont directement sous leur supervision ou leur direction.
Nous nous engageons à représenter vos intérêts au mieux de nos capacités. Cependant, nous ne donnons aucune garantie relative à un résultat particulier. Tous les avis et conseils juridiques qui vous sont fournis reflètent notre jugement en tant qu’avocats en fonction du droit en vigueur et des faits à notre disposition au moment où l’avis ou le conseil est fourni.
Nous prendrons des mesures raisonnables pour vous tenir informé(e) de l’avancement de votre dossier. Nous vous demandons de nous tenir informés de tous les nouveaux développements dans les affaires que vous nous confiez et de nous fournir les informations pertinentes en temps utile.
Tous nos clients bénéficient du savoir-faire acquis et des précédents établis dans le cadre de la représentation d’autres clients. Nous pouvons utiliser, dans le cadre d’autres dossiers, le savoir-faire acquis et les précédents établis dans le cadre de mandats réalisés pour vous, sous réserve uniquement de nos obligations de confidentialité envers vous. Nous ne revendiquons pas la propriété des biens incorporels ou corporels qui nous sont fournis par les clients.
Nous organiserons nos services afin de vous offrir le niveau d’expertise requis et une efficacité optimale. Notre approche consiste à faire appel aux ressources les plus appropriées au sein du cabinet à la suite de notre analyse de vos besoins.
Chez Torys, la diversité et l’inclusion sont des atouts essentiels : nous nous appuyons sur la force collective des talents uniques des membres du cabinet. Nous favorisons la diversité et l’inclusion dans notre pratique, notre engagement communautaire et nos politiques de fidélisation et de promotion de nos avocats et de notre personnel.
Résiliation par avis écrit. Les mandats peuvent être résiliés par avis écrit de votre part ou de la nôtre, et ce, à tout moment avant leur achèvement et pour quelque motif que ce soit (dans notre cas, sous réserve de nos obligations professionnelles et déontologiques). En cas de résiliation, tous les honoraires et frais juridiques, ainsi que les débours impayés deviennent exigibles. Si vous souhaitez transférer le dossier à un autre prestataire de services juridiques ou le retourner à l’interne, nous agirons raisonnablement pour vous aider à le faire (sous réserve du paiement de nos honoraires et débours habituels). Toute exigence concernant le retour de certains biens doit être précisée dans la lettre de mandat.
Résiliation lors de l’achèvement. À moins de la résiliation antérieure de notre mandat, celui-ci prend fin lorsque nos travaux sont achevés et que notre compte rendu ou rapport final en la matière est rendu. Lorsque six mois se sont écoulés depuis la dernière fois que vous avez demandé des services facturables dans le cadre d’une affaire particulière et que nous vous les avons fournis, nous pouvons considérer que nos services liés à cette affaire sont terminés.
Aucune obligation de mise à jour. Une fois qu’un mandat est terminé, nous ne vous fournirons pas de conseils juridiques qui tiennent compte de l’évolution ultérieure du droit et qui pourraient s’avérer pertinents relativement aux conseils donnés au cours du mandat. Nous pouvons vous envoyer sans frais des informations générales sur l’évolution du droit ou vous inclure dans la liste des destinataires de messages généraux après la fin de nos services de représentation. De tels envois n’affectent aucunement la fin de notre mandat. Si vous ne souhaitez plus recevoir ces envois et ces messages, veuillez nous en informer.
Gestion des dossiers. Pendant la durée de ce mandat, nous tenons à jour un dossier dans lequel nous classons les documents (version papier ou électronique) transmis par vous ou un tiers, ainsi que les documents que nous créons relativement à l’affaire (collectivement, les « documents au dossier »). En général, nous tenons des dossiers entièrement informatisés.
Documents originaux. À moins d’en avoir convenu autrement par écrit avec vous, nous avons pour politique de ne pas conserver dans nos dossiers les documents originaux importants, comme les registres de procès-verbaux, les certificats d’actions, les exemplaires signés des documents relatifs aux opérations, les titres de propriété et les actes de cession. Pendant le mandat ou au terme de celui-ci, nous vous enverrons les documents originaux de ce type, après les avoir numérisés aux fins de classement dans nos dossiers électroniques.
Conservation et destruction des documents au dossier après la fin du mandat. Après la fin du mandat, nous sommes libres de gérer les documents au dossier conformément à nos pratiques de conservation des dossiers, qui sont susceptibles d’évoluer, sauf disposition écrite contraire mutuellement convenue. Selon notre politique actuelle, nous conservons les documents au format électronique pendant quinze ans.
Divergence des pratiques de conservation des dossiers. Il est possible que nos pratiques de conservation des dossiers, susceptibles d’évoluer, soient fondées sur un calendrier qui est différent du vôtre. Ainsi, il se peut que nous conservions des copies de dossiers que vous avez détruits conformément à votre propre politique de conservation des dossiers, ou vice versa. Si vous avez des préoccupations concernant les documents de vos dossiers que nous conservons ou que nous détruisons conformément à nos pratiques, veuillez nous en faire part.
Exigences réglementaires et lieu de conservation des dossiers. Sauf indication contraire dans la lettre de mandat applicable, nous n’effectuons pas la tenue de dossiers pour vous et vous devez prendre vos propres dispositions pour vous conformer à toute exigence réglementaire concernant le lieu de conservation de certains dossiers.
Lieu de prestation des services juridiques. Nos bureaux sont situés à Toronto, New York, Montréal, Calgary et Halifax. Nos professionnels vous serviront à partir de nos bureaux et à distance afin de répondre à vos attentes en matière de qualité et de rapidité du service.
Évaluation du rendement. Nos avocats sont réputés pour fournir un service de premier ordre et s’efforcent constamment de mériter la confiance des clients. Ce faisant, notre rendement sera toujours conforme, voire supérieur aux normes de rendement exigées par nos ordres professionnels. Nous vous encourageons à contacter notre personnel pour tout problème lié au rendement.
Intervention en cas d’incident de sécurité. Nous mettons régulièrement à l’essai notre politique d’intervention en cas d’incident informatique, conformément à laquelle les clients sont informés lorsqu’un incident de sécurité leur pose un risque de préjudice sérieux. Cette politique vise à atténuer l’impact des incidents en nous permettant de réagir efficacement et rapidement. Nous accordons la priorité à la protection des renseignements confidentiels tout en nous efforçant de maintenir un niveau de service optimal. Si vous nous en faites la demande, nous pouvons fournir de l’information supplémentaire concernant notre politique d’intervention en cas d’incident informatique.
Notification d’événements importants. Pendant la durée de notre mandat, nous vous informerons rapidement de toute circonstance susceptible de perturber de manière significative notre capacité à vous fournir des services ou d’avoir une incidence importante sur vos clients ou votre réputation (y compris toute violation importante d’exigences réglementaires ayant une incidence sur le mandat). Veuillez noter qu’en raison de notre structure organisationnelle, des changements dans la propriété de notre organisation se produisent régulièrement.
Continuité des activités et reprise après sinistre. Nos politiques et processus de continuité des activités et de reprise après sinistre sont conformes aux normes du secteur. Nous les testons et les mettons à jour régulièrement afin de faciliter notre capacité à fournir des services juridiques après un événement perturbateur. Si vous nous en faites la demande, nous pouvons fournir de l’information supplémentaire concernant ces politiques et processus.
Autorités de résolution. Si votre organisation est assujettie à la ligne directrice B-10 du BSIF, veuillez noter que les présentes modalités générales ne visent pas à empêcher les organismes de réglementation, ou toute autre autorité de résolution ou régime d’indemnisation financière, de s’acquitter de leur mandat en période de tensions ou de résolution. Sous réserve de nos obligations à l’égard de nos ordres professionnels (y compris en ce qui concerne les conflits d’intérêts), tant que vous respectez vos obligations de paiement, notre mandat se poursuivra nonobstant toute résolution de votre organisation.
Assurance. Nous souscrivons une assurance appropriée, conforme aux normes du secteur.
Renseignements supplémentaires. Si vous avez des questions relatives aux présentes modalités générales ou à nos pratiques d’affaires, n’hésitez pas à contacter votre responsable de la relation client de Torys.