Version française ci-dessous.
Position Overview
The Legal Assistant is responsible for providing administrative and document-related support to principals.
Key Accountabilities
- Prepare draft pleadings, court documents, memoranda and routine correspondence. Revise standard and complex legal documents and correspondence as instructed.
- Troubleshoot and repair problems with corrupt and/or converted documents.
- Prepare transcription of written or recorded documents.
- Compile documents such as Motion Records, Affidavit of Documents, Factums, and Appeal Book.
- Arrange for service and filing of documents with the court.
- Enter dockets, prepare monthly accounts and expense reports for review and approval.
- Organize and maintain client filing system (both paper and electronic) and ensure records are up to date in the firm’s document management system.
- Maintain and update calendar and contact information. Arrange flight schedules and travel itineraries as requested.
- Other administrative responsibilities as required including greeting clients, answering incoming calls, photocopying, scanning, collecting and sorting mail, binding documents, cheque requisitions, and assisting with boardroom set up.
- Provide back-up/relief to the Office Administrator as required.
Attributes & Experience
- Legal secretary/assistant certificate/diploma or paralegal designation.
- Minimum 5 years previous experience as a litigation legal assistant.
- Experience with class action and civil cases required.
- Excellent knowledge of the Rules of Civil Procedure, as well as with procedures in various courts.
- Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); familiarity with Summation would be an asset.
- Experience working in a document management system.
- Fluent in French and English.
- Strong client service orientation combined with the ability to manage multiple client needs at the same time.
- Excellent communication (verbal and written with bilingual proficiency) and interpersonal skills.
- Exceptional attention to detail, efficient and organized. Proactive and takes initiative.
- Ability to work well independently and collaboratively within a team environment.
- Ability to work under pressure.
- Flexibility to occasionally work overtime.
Applications
Please address your resume and cover letter, stating your salary expectations to Firm Admin Recruiting ([email protected]).
At Torys we are committed to diversity in the recruitment, retention and advancement of our people. We believe that diversity of backgrounds, experiences and perspectives enhances the quality of our work and enriches our lives. We are committed to fostering an inclusive and accessible work environment. Accommodations are available for applicants with disabilities. If you require accommodation at any time during the recruitment process, please contact Jenny Tavares, Director, Human Resources.
Vaccination Policy
Torys LLP is committed to taking all reasonable measures to provide a safe and healthy workplace for its employees. As a result, the firm has implemented a mandatory vaccination policy. Applicants who receive an offer of employment will be required to provide proof that they are fully vaccinated with a COVID-19 vaccine approved by Health Canada as a condition of employment [and to maintain their status as fully vaccinated as a condition of continued employment]. Torys LLP will consider individual requests for accommodation due to medical or other protected grounds under applicable human rights laws.
Description du Poste
L’adjoint(e) juridique est responsable du soutien administratif et documentaire aux donneurs d’ouvrage.
Responsabilités Principales
- Préparer les projets d’acte de procédure, les documents judiciaires, les mémoires et la correspondance courante. Réviser les documents et la correspondance juridiques standard et complexes selon les directives fournies.
- Traiter les documents convertis ou corrompus en réglant les problèmes.
- Préparer la transcription des déclarations et des documents écrits ou enregistrés.
- Compiler divers documents, notamment les dossiers de requête, les affidavits de documents, les mémoires et les dossiers d’appel.
- Organiser la signification et le dépôt de documents auprès des tribunaux.
- Effectuer la saisie des heures selon les numéros de dossier; préparer les états de compte mensuels et les comptes de frais pour examen et approbation.
- Organiser et tenir à jour le système de classement de divers clients (documents imprimés et électroniques); assurer la tenue et la mise à jour des dossiers dans le système de gestion des documents du cabinet.
- Tenir et mettre à jour le calendrier et les fiches de coordonnées (liste de contacts). Sur demande, gérer les demandes de vol et d’itinéraire pour les déplacements.
- Accomplir d’autres tâches administratives au besoin, notamment l’accueil de clients, gestion des appels entrants, photocopie, numérisation, collecte et tri du courrier, reliure de documents, préparation de demandes de chèque, préparation de la salle de réunion.
- Assister l’administratrice du bureau et fournir un soutien d’appoint.
Compétences et Expérience
- Diplôme de secrétaire / adjoint(e) juridique ou de technicien(ne) juridique.
- Au moins cinq années d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique en litige.
- Expérience en matière d’actions collectives et d’affaires civiles.
- Connaissance approfondie des Règles de procédure civile, ainsi que des procédures des divers tribunaux.
- Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint et Word); la connaissance du logiciel Summation constitue un atout.
- Expérience de travail dans un système de gestion des documents.
- Maîtrise du français et de l'anglais.
- Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de gérer les besoins de plusieurs clients en même temps.
- Bon entregent et excellentes aptitudes pour la communication (verbale et écrite) en français et en anglais.
- Soin exceptionnel apporté aux détails; efficacité et grand sens de l’organisation. Attitude proactive et esprit d’initiative.
- Capacité de travailler efficacement, de façon autonome et en collaboration, dans un contexte d’équipe.
- Capacité de travailler sous pression.
- Souplesse : aptitude à travailler des heures supplémentaires à l’occasion.
- Attitude axée sur les résultats, autonomie et grand sens des priorités dans un milieu où le rythme des activités est soutenu et les échéances sont serrées.
Pour Postuler:
Veuillez transmettre votre curriculum vitæ et une lettre de présentation au service de la gestion du recrutement du cabinet ([email protected]), en indiquant vos attentes salariales.
Chez Torys, nous prônons la diversité tout au long du recrutement, de la fidélisation et de l’avancement professionnel des membres de notre personnel. Nous croyons que la diversité des antécédents, des expériences et des points de vue au sein du cabinet améliore la qualité de notre travail et enrichit nos vies.
Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible, et nous nous engageons à offrir notre soutien aux candidats et aux membres du cabinet en situation de handicap. Si vous nécessitez des mesures d’aménagement à toute étape du processus de recrutement, veuillez contacter Jenny Tavares, directrice, ressources humaines.
Politique de vaccination
Torys LLP s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour fournir un milieu de travail sécuritaire à ses employés. Le cabinet a par conséquent mis en place une politique de vaccination obligatoire. Les candidats qui reçoivent une offre d’emploi doivent prouver qu’ils sont entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada comme condition de leur emploi [et continuer à être entièrement vaccinés comme condition d’un emploi continu]. Torys LLP tiendra compte des demandes d’accommodement pour des motifs médicaux ou d’autres motifs protégés en vertu des lois sur les droits de la personne applicables.