Politique de protection des renseignements personnels

Torys LLP et les membres de son groupe (y compris Société d’avocats Torys S.E.N.C.R.L. et Toryco Services Ltd.) s’engagent à assurer la gestion adéquate des renseignements personnels de ses clients et d’autres tiers, ainsi que ceux des personnes qui visitent son site Web (le « Site »), que nous recueillons, utilisons et communiquons dans le cadre de nos activités.

Lors de la prestation de des conseils juridiques à nos clients, nous avons l’obligation professionnelle de préserver la confidentialité des renseignements que nous recevons dans le cadre de la relation avocat-client. Les pratiques énoncées dans la présente politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») visent à assurer l’équilibre entre le droit de chacun à la confidentialité de ses renseignements personnels et le besoin de Torys de recueillir, d’utiliser ou de communiquer, à des fins commerciales et juridiques légitimes, des renseignements personnels au Canada et aux États-Unis.

La gestion de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels est un processus continu. Nous continuerons à examiner nos pratiques de gestion des renseignements personnels et à y apporter les améliorations requises, le cas échéant, pour mieux protéger la vie privée des personnes.

Que sont les renseignements personnels?

Le terme « renseignements personnels » désigne tous les renseignements qui vous concernent ou qui peuvent être utilisés pour vous identifier personnellement, y compris les informations contenues dans votre curriculum vitæ ou concernant votre emploi, vos coordonnées et tout renseignement requis en vertu des exigences relatives au besoin de bien connaître son client, l’affaire pour laquelle vous avez contacté Torys ou retenu les services du cabinet, ainsi que toute autre information que vous choisissez de fournir à Torys.

Nous respectons dix principes quand nous recueillons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels.

  1. Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la garde.
  2. Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis sont définies avant ou pendant leur collecte.
  3. Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels, sauf lorsque la loi l’autorise ou l’exige.
  4. Nous recueillons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour exercer nos activités.
  5. Les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés, communiqués ou conservés uniquement aux fins prévues à l’origine (à moins que vous ne consentiez à une utilisation ou à une communication à des fins différentes). Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire à ces fins.
  6. Nous nous assurons que les renseignements que nous avons sont exacts.
  7. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels.
  8. Nous faisons preuve de transparence et nous vous informons de nos politiques et de nos pratiques concernant la gestion de vos renseignements personnels.
  9. À votre demande, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels, sous réserve de toute restriction imposée par la loi.
  10. Nous répondons à vos préoccupations. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de vos renseignements personnels ou la présente politique, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous.
Votre consentement

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ces renseignements de la manière décrite dans cette politique.

Nous n’exigerons pas, comme condition à la fourniture d’un service, que vous consentiez à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour nous permettre de fournir les services demandés. Le format du consentement, qu’il soit oral, écrit, implicite, exprès ou négatif, que nous demanderons avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels peut varier selon les circonstances et le type de renseignements. Nous tiendrons compte du degré de sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne concernée pour déterminer comment le consentement doit être donné.

Vous pouvez refuser de donner des renseignements personnels et, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, retirer à tout moment votre consentement à la poursuite de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels préalablement recueillis. La période de préavis raisonnable varie en fonction de la nature des renseignements et de leur utilité pour Torys. Torys vous informera des conséquences du refus ou du retrait du consentement, qui peuvent avoir des répercussions légales ou empêcher le cabinet de fournir des services juridiques ou autres.

Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’autrui, vous déclarez et garantissez que vous avez le droit de le faire, y compris, le cas échéant, que vous avez obtenu le consentement requis de la personne concernée pour que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer ses renseignements personnels.

Collecte de vos renseignements personnels

Nous ne recueillerons pas de renseignements personnels de façon arbitraire. Nous ne recueillerons que le nombre et le type de renseignements nécessaires aux fins que nous vous avons indiquées, ou comme la loi le permet ou l’exige. Nous pouvons également recueillir des renseignements sur votre entreprise et vos intérêts commerciaux ou vos intérêts personnels dans le but de mieux vous servir et d’entretenir notre relation avec vous.

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • pour déterminer si nous pouvons agir pour ou contre vous, y compris pour identifier les conflits d'intérêts;
  • pour vous offrir et vous fournir des services juridiques, et pour communiquer avec vous au sujet de notre cabinet et de nos services;
  • pour gérer les dossiers de nos clients et facturer nos services;
  • pour remplir nos obligations juridiques et professionnelles;
  • comme le permet ou l’exige la loi ou à des fins pour lesquelles vous donnez votre consentement.

Dans la mesure du possible, nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de vous. Toutefois, pour fournir des services juridiques aux clients ou à des fins juridiques, administratives, de marketing ou de gestion, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de sources externes, telles que des agences d’évaluation du crédit, des institutions et organismes gouvernementaux, des auteurs de lettres de recommandation pour un emploi ou autre, des employeurs et des fournisseurs de services.

Fournisseur de services Internet

Certaines informations peuvent être recueillies sur le Site au moyen de diverses technologies, décrites ci-après, sans que vous les fournissiez vous-même.

Notre Site est hébergé sur des serveurs partagés d’un fournisseur de services Internet (FSI). Tous les renseignements personnels recueillis en notre nom par le FSI, comme les données des journaux des serveurs (voir ci-dessous), sont gérés conformément à la présente politique et protégés par les lois applicables.

Certaines informations sur les habitudes de navigation des utilisateurs d’Internet sont recueillies de manière passive et automatique et sont liées à l’adresse IP des utilisateurs. Une adresse IP unique est attribuée à chaque utilisateur d’Internet par son FSI; les adresses IP sont automatiquement enregistrées par les serveurs Internet. Une adresse IP en soi ne permet pas d’identifier directement un individu, mais il est possible, dans des circonstances appropriées (par exemple, une enquête relative à une atteinte à la sécurité) et avec la collaboration du FSI, de l’utiliser pour localiser et identifier un individu utilisant le Site.

Journaux des serveurs

Dans le cours normal de l’établissement et du maintien des connexions Internet, nos serveurs enregistrent automatiquement des informations sur les visites de notre Site. Les journaux des serveurs enregistrent des informations statistiques, comme l’adresse IP et le système d’exploitation de l’ordinateur d’un visiteur, l’heure et la durée de la visite, ainsi que les pages Web consultées. Les journaux des serveurs déterminent également les catégories de visiteurs selon certains éléments, comme les types de domaines et de navigateurs. Ces statistiques nous sont communiquées sous forme de données agrégées; nous les utilisons pour améliorer notre Site et pour offrir une expérience en ligne optimale aux visiteurs.

Nous ne lions pas les informations des journaux des serveurs à d’autres données qui nous permettraient d’identifier les visiteurs, sauf à des fins de sécurité, comme indiqué ci-dessus.

Témoins (cookies)

Comme de nombreux sites Web, notre Site utilise des témoins « de session » et des témoins « persistants ». Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique et qui est automatiquement transmis à l’ordinateur d’un visiteur. Les témoins de session recueillent des informations pendant une session active; ils sont conservés dans la mémoire de l’ordinateur de façon temporaire seulement. Les témoins persistants sont enregistrés dans l’ordinateur d’un visiteur jusqu’à ce que celui-ci les supprime ou jusqu’à leur expiration. Les informations provenant de ces témoins nous aident à analyser les habitudes de navigation sur le Site, y compris le nombre total de visiteurs, l’emplacement géographique de ceux-ci, ainsi que les types de navigateurs Internet (Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge) et de systèmes d’exploitation (Windows ou Apple MacOS) que les visiteurs utilisent. Nous utilisons ces renseignements et tout autre renseignement que vous entrez sur notre site Web pour en apprendre davantage sur vous et améliorer votre expérience utilisateur. Nous ne tentons pas d’établir des correspondances entre ces informations et d’autres types de renseignements personnels qui sont fournis volontairement dans le Site.

L’utilisation des témoins est une pratique courante sur Internet et de nombreux navigateurs sont initialement configurés pour accepter les témoins automatiquement. Si vous préférez ne pas accepter les témoins, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque votre ordinateur reçoit un témoin ou refuse automatiquement les témoins. Pour modifier les options de votre navigateur relatives aux témoins, veuillez consulter la documentation fournie avec votre navigateur ou l’aide en ligne.

Reciblage publicitaire (remarketing)

Le Site utilise également des témoins traceurs de tiers pour le reciblage publicitaire, dont les témoins traceurs de Google Adwords. Avec les informations de ces témoins, nous vous présenterons des publicités en ligne, en particulier sur le Réseau Display de Google. Nous ne recueillons pas de renseignements personnels à l’aide du système de reciblage publicitaire de Google ou d’un autre tiers. Les fournisseurs tiers transmettent des témoins dans les navigateurs pour présenter des publicités en fonction des visites antérieures dans notre Site. Nous pouvons ainsi continuer de proposer nos services aux personnes qui ont démontré un intérêt à l’égard du cabinet.

Vous pouvez désactiver l’utilisation des témoins par Google en consultant les paramètres des annonces de Google. Vous pouvez également désactiver l’utilisation des témoins de reciblage publicitaire d’autres fournisseurs tiers en visitant la page de désactivation de la Network Advertising Initiative (en anglais).

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement de la manière décrite dans la présente politique, aux fins dont vous avez été informé(e) ou comme la loi le permet ou l’exige.

En général, Torys utilise les renseignements personnels des clients ou des représentants des clients aux fins de la fourniture de conseils juridiques, y compris pour l’obtention et l’exécution des instructions des clients, la production de rapports et la communication avec les clients, la facturation et la comptabilité, ainsi que la protection contre la fraude, les activités illégales ou les erreurs. Torys peut également utiliser vos renseignements personnels pour gérer son système de gestion des connaissances et ses activités, et pour réaliser des opérations commerciales concernant Torys LLP ou un des membres de son groupe (y compris Société d’avocats Torys S.E.N.C.R.L. et Toryco Services Ltd.). Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour vous envoyer des bulletins sur nos services ou sur des nouvelles juridiques qui, selon nous, pourraient vous intéresser, et pour vous inviter à des activités sociales, des séminaires ou des événements sportifs ou culturels. Comme Torys exploite des bureaux à Toronto, à New York, à Calgary, à Montréal et à Halifax, le cabinet peut partager les renseignements personnels avec les divers bureaux pour fournir des services juridiques ou à des fins de marketing.

Nous diffusons régulièrement des bulletins rédigés par les groupes de pratique, des articles et d’autres nouvelles et publications juridiques aux personnes inscrites à nos listes d’envoi; ces abonnés qui peuvent choisir de recevoir des documents sur un ou plusieurs sujets. Nous transmettons généralement ces documents par courrier électronique et au moyen d’autres formes de communication électronique. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences ou vous désinscrire de nos listes d’envoi.

Nous utiliserons les renseignements personnels que vous envoyez via notre Site pour évaluer l’utilisation et la fréquentation du Site et pour répondre à vos questions, commentaires et suggestions.

Communication des renseignements personnels

Nous communiquons les renseignements personnels uniquement de la manière décrite dans la présente politique, avec votre consentement ou comme la loi le permet ou l’exige. Dans le cadre de nos services juridiques, nous communiquons parfois les renseignements personnels de nos clients aux membres du groupe de Torys et à des tiers, y compris des représentants étrangers et des organismes gouvernementaux ou des organismes de réglementation. Nous pouvons communiquer des renseignements personnels aux personnes suivantes :

  • des tiers, dans la mesure où cela est nécessaire pour vous fournir des services juridiques, par exemple, lorsque nous engageons un expert ou un consultant en votre nom dans une affaire ou retenons les services d’un autre cabinet d’avocats ou d’un représentant pour agir en votre nom ou nous assister;
  • les fournisseurs, au Canada ou à l’étranger, dont nous retenons les services pour nous aider dans le cadre d’activités de marketing ou autres, y compris pour le soutien technique et les envois postaux. Nous limitons le droit des fournisseurs de services d’utiliser les renseignements personnels uniquement aux services qu’ils nous fournissent. Nous exigeons que les fournisseurs de services respectent la confidentialité des renseignements personnels et prennent des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels que nous leur communiquons.
  • des tiers qui nous aident à évaluer votre solvabilité ou à recouvrer des créances impayées à l’égard d’un compte;
  • une personne qui, de notre avis raisonnable, est votre représentant;
  • nos assureurs et des organismes de réglementation dans le cadre d’activités de réglementation ou d’autres activités se rapportant aux obligations de Torys et aux responsabilités professionnelles du cabinet dans l'exercice de la profession d'avocat;
  • dans le cadre d’une opération commerciale concernant Torys LLP ou un des membres de son groupe (y compris Société d’avocats Torys S.E.N.C.R.L. et Toryco Services Ltd.); et
  • à des tiers, avec votre consentement ou comme la loi le permet ou l’exige.

Vos renseignements personnels peuvent être traités, consultés ou conservés au Canada ou dans un autre territoire, et ils seront assujettis aux lois de cette compétence territoriale.

Conservation des renseignements personnels

Torys conservera les renseignements, y compris les renseignements personnels, aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Par exemple, si vous nous envoyez des renseignements personnels par voie électronique pour postuler à un emploi chez Torys, nous conserverons ces renseignements pendant une période raisonnable pour permettre l’examen ultérieur de votre candidature. Torys est également assujetti à des exigences prévues par la loi concernant la conservation de certains types de renseignements.

Protection des renseignements personnels

Pour protéger la sécurité des renseignements personnels en notre possession, nous utilisons les mesures de protection standard au sein de la profession juridique, y compris des mesures physiques, organisationnelles et technologiques.

Votre accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander à consulter vos renseignements personnels en écrivant à notre responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont indiquées au bas de la présente politique. Vous pouvez demander des corrections aux renseignements que nous possédons lorsque vous en démontrez l’inexactitude. Veuillez noter que, dans certaines circonstances, l’accès à vos renseignements pourrait vous être refusé, par exemple lorsque la divulgation de ceux-ci poserait des problèmes de sécurité, juridiques ou de confidentialité.

Liens vers d’autres sites Web

Le Site peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Nous nous efforçons de proposer des liens uniquement vers des sites Web qui ont les mêmes normes et exigences de respect de la vie privée que Torys, mais nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de confidentialité des autres sites Web. Nous encourageons vivement tous les visiteurs du Site à consulter les énoncés et politiques de confidentialité de tous les sites Web de tiers.

Modifications à cette politique

Nous pouvons modifier la présente politique à tout moment. Nous publierons la politique en sa version modifiée sur notre Site et nous prendrons des mesures raisonnables pour vous informer de toute modification.

Informations supplémentaires sur les pratiques de Torys en matière de protection de la vie privée

Pour toute question ou préoccupation concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels par Torys, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée. Nous répondrons rapidement à votre message.

Responsable de la protection de la vie privée
79 Wellington St. W., 30th Floor
TD South Tower
Toronto, ON M5K 1N2 Canada