Internal investigations and corporate governance: a framework for responding to potential legal and compliance breaches
Internal investigations play a critical role in corporate governance. With a notable uptick in complaints alleging compliance and legal breaches (and related litigation and/or regulatory proceedings), as well as the increasing sophistication of corporate misconduct, it is more important than ever for organizations to ensure that they have robust complaint reporting and investigation procedures in place.
Importance of internal investigations to corporate governance
Internal investigations can be an important component of good corporate governance. Having strong policies and procedures in place for the reporting and investigation of alleged misconduct allows an organization to, among other things:
- identify and address misconduct at an early stage, mitigating or preventing damage (financial, reputational or otherwise) to the organization;
- improve its corporate culture and reputation, including by maintaining an organization’s accountability, integrity and transparency in the eyes of relevant stakeholders; and
- protect shareholder value by identifying and addressing issues that could negatively impact the organization or its value.
Key considerations for the development of a robust internal investigation framework
In recent years, organizations have been the focus of increasing regulatory inquiries and complaints alleging compliance or legal breaches. These may arise internally or be prompted by external parties, with internal complaints including a broadening scope of the alleged misconduct being reported. These trends are influenced by, among other things: 1) increasing emphasis on “speak up” culture in organizations (and more broadly in society); 2) increasing regulator activism in a variety of areas (including competition, securities, consumer protection, etc.); and 3) increased awareness around diversity and inclusion in the workplace. At the same time, we observe that corporate fraud and other misconduct are becoming increasingly sophisticated, driven in large part by technological advances (including the growing use of artificial intelligence).
In this context, as a matter of good corporate governance, it is advisable for organizations to develop a robust internal investigation framework (or assess the adequacy of any existing framework). To that end, the following are the key issues organizations should consider:
- Ensure policies are in writing. Organizations are encouraged to develop written whistleblower policies, as well as policies for responding to allegations of corporate wrongdoing from other sources. Individuals are more likely to report misconduct when they have a clear understanding of what and how to report, and the implications of doing so. The written policies should, at a minimum, be accessible to employees. However, depending on the nature of the organization’s business, it will also often be prudent to make the policies (or a version of them) available externally to allow external parties to report misconduct.
- Content of policies. Although policies should be tailored to an organization’s needs, at a minimum these policies should:
- identify the type(s) of misconduct that should be reported and actioned;
- outline the options for reporting misconduct (including any third-party complaint hotline that may be available);
- provide some information as to how the complaint will be escalated and investigated (without being overly prescriptive as to investigation procedures, with a view to maintaining the flexibility to adapt investigation procedures that are appropriate for a complaint);
- address issues such as confidentiality and anonymity; and
- provide protection against retaliation.
- Consider offering an anonymous complaints hotline. Providing an anonymous, third-party reporting mechanism may increase the likelihood of misconduct being reported to an organization. Complainants are often concerned about retaliation and may be less likely to report misconduct absent accessible reporting mechanism that guarantees anonymity. While anonymous complaints can be more challenging to investigate, it is typically preferable for an organization to be informed of a wider range of potential misconduct (so that any such misconduct can be investigated and addressed) than to take the risk that misconduct will not be reported due to fears of retaliation.
- Appropriate escalation. Not all complaints or allegations are created equal. Some complaints may be easily investigated by an organization’s human resources function or its in-house legal team. However, there are other complaints that should be escalated to the executive team and/or the Board of Directors (the Board) given their potential significance to an organization (whether financial, reputational or otherwise). It is therefore critical to develop internal procedures that clearly outline when and how complaints should be escalated within an organization, and for all those who may be involved in complaint intake to be trained in those procedures.
- Reporting to the Board. While it is important for the Board to be aware of (and lead any investigation into) significant organizational complaints, it is equally important for the Board to understand:
- the effectiveness of the organization’s framework for whistleblower and other complaints alleging compliance or legal breaches (i.e., whether and how it is being used); and
- any trends in complaint reporting (i.e., whether there are a significant number of complaints relating to a particular type of misconduct or against a particular department or individual).
It may therefore be advisable for organizations to require reporting to the Board on these matters annually or semi-annually. Where possible, reporting of this nature should typically be done on an anonymous or aggregated basis to maintain the confidentiality of complaints and, where applicable, anonymity of complainants.
Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.
Développement de contre-mesures médicales au Canada
Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.
Exploiter les voies réglementaires mises en place lors de la pandémie de COVID-19
Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.
Le rôle de la Stratégie dans le renforcement du régime réglementaire de la santé au Canada
La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.
Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.
Prochaines étapes
Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.