Rules for AI tools: how can legal teams source suitable tech?
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The rapid advancement of AI, particularly generative AI, has sparked incredible interest across many industries. As the capabilities of these tools become better understood, and as they are increasingly incorporated into more organizations, legal departments are asking how AI can improve their business outcomes.
With so many different AI tools and applications available, it can be difficult to know where to begin. We provide practical guidance to help you start thinking about the best and most useful ways to incorporate AI into your legal department to ensure you're getting the most value for your investment (for other insights on AI within the legal field, read “What are the new best practices for AI for legal teams?” and “How will AI change my practice?”).
1. Start with a business problem
Hundreds of AI tools are available in the legal technology space—some designed to solve very specific problems (e.g., expediting NDA review) and others designed to solve very general ones (e.g., chatbots to help draft documents and emails). With such a dizzying array of options, a reliable starting point can help narrow the field of potential tools to those that can ultimately be most useful to you and your organization.
As a first step, start with the problem you are trying to solve, rather than the technology you are trying to deploy. For instance, are there repetitive tasks that you would like to automate, or are there processes prone to error that you would like to improve? By first identifying the key business problem you want to solve or the objective that you want to accomplish, you will narrow the field of potential solutions and increase the likelihood that you will end up with a solution that delivers tangible and measurable value to your organization.
2. Find the right fit for your organization
Before implementing any new tool in your organization, consider how it will fit within the context of your organization and its objectives. To drive value to your organization, the tool will need to align with your organization’s circumstances, goals and requirements. The following questions may help you determine where to start:
- What are your specific challenges and pain points? Are there issues or pain points unique to your business or organizational structure? Collect input from all levels of your organization to uncover potential issues from a variety of stakeholders and understand where challenges overlap or diverge, and which tools would be best suited to provide a solution.
- What sets your legal department apart? Does your legal department excel in a particular area of law or employ a particular process effectively? Focusing on what you do best can help you leverage AI to accelerate these functions, or capture valuable data, and thereby create (or maintain) a competitive advantage.
- What value can AI provide that traditional methods cannot? A key question that is often overlooked is: "why use AI in the first place?" In many cases, the answer to this question is that AI’s simplicity and flexibility allow it to do things many other tools cannot. Identifying why an AI-powered tool is the right choice can help ensure you will use it to greatest possible effect and get the most value for your investment.
3. Don’t put all your eggs in one basket
Investigating new tools and solutions can be very time- and resource-intensive, and it should come as no surprise that not every attempt will be successful. To mitigate this, you may want to try a few different approaches in case certain tools or technologies don't live up to their promise or aren't widely embraced by your organization's end users.
- Take a balanced approach. Of course, pursuing multiple solutions at once can be quite resource intensive. To help manage workload, consider varying the types of problems you are trying to solve at the same time. For instance, if you are looking to solve a large, resource-intensive process, balance that with a more out-of-the-box solution that won't require as much time or investment from you or your end users.
- Leverage vendor resources. It is important to be careful when selecting a software vendor. When you are investigating a piece of software, you can often make the most of vendor resources and materials for testing, validating, training or promoting the application throughout your organization. Don’t be afraid to ask your vendors about similar implementations or use cases they have executed with similar organizations, or ask them about problems that other clients have encountered. Indeed, the vendor’s experience should be one of the first areas of inquiry you pursue to ensure the vendor has the experience you need.
- Use pilots and proofs of concept. It is essential to carefully test and validate any new tool or technology; this is particularly true of AI, given that it is a relatively new and often unpredictable technology. A good way to do this is to insist on a thorough pilot or proof of concept with the users who will actually be using the tool so that you can get their input on its utility and effectiveness. Never rely on a software demo alone to determine whether a technology is worth implementing. Software demos are designed to enhance the benefits and suppress the limitations of the tool. Furthermore, you can never know how a tool will perform in your environment until you test it out.
Conclusion
AI’s capabilities can be alluring, but hastily deploying tools without a clear purpose can lead to wasted resources and missed opportunities. By ensuring that you address tangible business problems, manage your investment, and responsibly balance the resources required to foster this development, you can make sustained progress investigating and implementing AI tools, and drive meaningful change, in your organization.
This article was published as part of the Q4 2024 Torys Quarterly, “Machine capital: mapping AI risk”.
Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.
Développement de contre-mesures médicales au Canada
Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.
Exploiter les voies réglementaires mises en place lors de la pandémie de COVID-19
Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.
Le rôle de la Stratégie dans le renforcement du régime réglementaire de la santé au Canada
La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.
Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.
Prochaines étapes
Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.