As we advised last November, a new filing requirement with the U.S. Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) begins January 1, 2024. Any business entity formed or registered to do business in a U.S. state, territory or tribal land must determine if it is required to submit a filing. If a filing is required, the business will need to collect and report information about the entity and the individuals who own or control it.
The reporting obligations, when applicable, are mandatory. FinCEN is authorized to impose substantial fines, and even criminal penalties, for a willful failure to file or a willful provision of false information. Senior officers of an entity that fails to file may be held accountable for that failure.
Entities existing before January 1, 2024 that are required to file will have one year to do so—by January 1, 2025. For entities created or registered to do business in the U.S. in 2024, FinCEN is expected to extend their time to file an initial report to 90 days. On and after January 1, 2025, all reporting companies will have 30 days to file after formation or registration.
Exempt from filing are “large operating companies” that have a physical operating presence, more than 20 full-time employees in the U.S., and consolidated gross revenues or sales from U.S. sources of $5 million or more. Wholly owned subsidiaries of exempt entities are also exempt from filing. Most other filing exemptions apply to companies that are already regulated by U.S. federal or state governments, such as U.S. public issuers, registered investment advisers and the companies they advise, banks, and insurance companies.
A U.S. holding company, for example, will be required to file even when its exempt operating subsidiaries do not. For a foreign-owned U.S. holding company, the foreign parent will not be obligated to file, assuming it is not registered to do business in the U.S. However, it will need to collect and report the information of non-U.S. individuals who qualify as its beneficial owners.
FinCEN has not yet made the electronic filing portal available but says that it will be ready to go for the new year. In the meantime, it has published several guidance materials, including a relatively comprehensive Small Entity Compliance Guide, which is useful for all readers despite its limiting title.
Example:
On March 1, 2024, a Canadian private equity firm forms a Delaware limited liability company (Topco) to acquire a target company in the U.S. (Target). Target has 100 employees, offices in five states, and had $100 million of revenues last year. Later in 2024, after Topco has acquired Target, Target does an add-on transaction by which it acquires 75% of another U.S. company (Subsidiary) that has 15 employees in one state and existed before January 1, 2024.
FinCEN’s terminology of a “beneficial owner” is a misnomer because it includes many more individuals than just shareholders with a 25% or more direct interest in a company. For one thing, beneficial owners include all individuals who own or control a 25% or more ownership interest directly or indirectly. A beneficial owner, therefore, includes one or more individuals who ultimately hold such interests even if they are several layers removed from the reporting company on the corporate organization chart. There is no limit to the number of beneficial owners a reporting company may have.
A beneficial owner also is any individual who, directly or indirectly, exercises “substantial control” over an entity. It includes “senior officers”, who are defined to mean a company’s president, chief executive officer, chief financial officer, chief operating officer, general counsel or any person who performs functions similar to such officers. It also includes each individual who has substantial influence over important decisions regarding the company’s business, finances or structure.
Individuals may directly or indirectly exercise substantial control, including through “contracts, arrangements, understandings, relationships or otherwise”. A director of a corporation may or may not exercise substantial control depending on the specific facts and circumstances. Importantly, there are two key exceptions for persons who may appear to qualify as beneficial owners but do not actually exercise substantial control: 1) an employee of a reporting company, other than a senior officer, whose exercise of substantial control derives solely from their employment; and 2) an individual who merely acts on behalf of an actual beneficial owner as their nominee, intermediary, custodian or agent. Businesses comprising numerous affiliates and subsidiaries will need to consider all the individuals who may qualify as a beneficial owner, including managers, trustees, board members and ultimate owners.
Entities formed or registered to do business in the U.S. on or after January 1, 2024 also must report up to two “company applicants”. In most cases, a company applicant is the individual who physically or electronically files the formation or registration document with a secretary of state’s office. A company applicant will often be an individual employed by a law firm or a corporate services company engaged by the reporting company. A company applicant also includes the person, if any, who directs or controls the filing of the relevant document. Because companies existing before January 1, 2024 do not report company applicants, they need not scour their records for the individuals who made such filings in years past.
Unfortunately, a company’s obligations do not end with the filing of its initial report. Any change to the information filed about an entity or its beneficial owners (but not of company applicants) must be reported within 30 days. Such changes include the reporting company’s new address, changes to its beneficial owners, such as a new CEO or after the sale of shares to a new owner, and any time an individual beneficial owner’s information on file changes, such as their home address or driver’s licence number. Therefore, reporting companies need to implement recordkeeping processes to keep track of such changes and promptly make updated filings.
Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.
Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.
Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.
La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.
Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.
Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.