Transparency in electronic monitoring: Working for Workers Act, 2022 proposes new rules for Ontario employers

On February 28, the Ontario government introduced the Working for Workers Act, 2022 (Bill 88) (the Act). The Act proposes a number of amendments to existing employment legislation (discussed below), including a requirement for large employers to develop electronic monitoring policies. The Act also proposes the introduction of new legislation to address the rights of digital platform workers (discussed here)¹.

What you need to know

• If the Act is passed, Ontario’s Employment Standards Act, 2000 (the ESA) will be amended to require Ontario employers with 25 or more employees to create an internal electronic monitoring policy, setting out whether the employer electronically monitors employees and, if so, i) a description of how and in what circumstances the employer may electronically monitor employees and ii) the purposes for which information obtained through electronic monitoring may be used by the employer.
• If this legislation is passed, Ontario will become the first province to require employers to create a policy pertaining to the electronic monitoring of employees.

Electronic monitoring policies

As noted above, if the Act is passed, all Ontario employers with 25 or more employees will be required to develop written electronic monitoring policies. These policies will need to explain whether, how, when and why employees are being electronically monitored. An employer will be required to provide a copy of the policy to each employee within 30 days of introducing the policy.

The current draft of the Act does not define “electronic monitoring”, though the government has indicated in press releases that electronic monitoring may include tracking employee location or activities through various devices, such as computers, cell phones, and GPS systems. The announcements to date do not indicate whether general IT records, such as logs created when an employee signs on to their email account or remote working connection, will constitute electronic monitoring. It is anticipated that these details will be addressed through the promulgation of regulations to the ESA.

The proposed amendments specify that they do not “affect or limit an employer’s ability to use information obtained through electronic monitoring of its employees”.

Analysis and implications

Relationship to existing privacy law

If the Act is passed, Ontario will become the first province to require transparency around electronic monitoring of employees specifically. Ontario currently does not have private sector employee privacy legislation, so these new statutory requirements would be discrete. Employees in Ontario are currently subject only to common law privacy protections, wherein employers must show that electronic surveillance has a legitimate business purpose and is as minimally intrusive as possible in order to avoid claims of intrusion upon seclusion in circumstances where employees have an expectation of privacy.

Other provinces, such as British Columbia, Alberta and Québec, already have privacy laws that require disclosure to employees of how their personal information is collected and used. This may be read to include an obligation to inform employees of electronic monitoring measures in place, as such tools may collect personal information such as employee identity, activity, location and audio/video recordings. For example, Québec’s new privacy law requires organizations to provide information about their data handling practices in clear and simple language, and to inform individuals when they collect personal information using a technology that allows the individual to be identified².

However, these provincial laws do not necessarily permit employees to opt out of such monitoring tools – where there is a legitimate purpose and the technology is narrowly deployed, employees may simply be entitled to know how they are being monitored during work. This is consistent with the focus of the proposed Ontario legislation on transparency, without limiting employer’s ability to implement such tools when necessary and proportionate.

Other proposed changes to employment standards legislation

In addition to requiring the development of electronic monitoring policies, the Act proposes the following changes to the ESA and the Occupational Health and Safety Act (OHSA):

• Expanding military reservist leave to cover training time and reducing the threshold to be eligible for such a leave from six months to three months.
• Clarifying that business or information technology consultants who provide services through a corporation or a sole proprietorship and who are paid at least $60 per hour are excluded from the application of the ESA.
• Requiring employers in workplaces where opioid overdoses are a potential hazard to provide a naloxone kit in the workplace.
• Increasing some of the fines under the OHSA.

Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.

Développement de contre-mesures médicales au Canada

Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.

Exploiter les voies réglementaires mises en place lors de la pandémie de COVID-19

Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.

Le rôle de la Stratégie dans le renforcement du régime réglementaire de la santé au Canada

La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.

Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.

Prochaines étapes

Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.