Ontario introduces COVID-vaccine passport

On Wednesday, September 1, 2021, the Ontario government announced its plan to introduce a vaccine passport system in the province.

What you need to know

• Ontario’s plan has two phases. Beginning September 22, 2021, individuals will be required to show proof of their full vaccination status to enter certain businesses and settings in the province. The government plans to replace this with a digital vaccination certificate by October 22.
• The proof of vaccination requirements currently do not apply to employees, retail settings, and most public institution or government buildings.
• Organizations are increasingly deciding to require proof of vaccination from customers, employees and others visiting their place of business. Unless prohibited, and assuming the QR code verification app is available to them, these organizations may choose to adopt the promised digital vaccination certificate as a means of confirming vaccination status.
• Regardless of whether an organization is required to confirm vaccination status, organizations should be mindful of their evolving privacy and employment law obligations in implementing their proof of vaccination program.

The details: Ontario’s plan for vaccine passports

What it will look like

Beginning September 22, 2021, individuals must be fully vaccinated and provide proof of vaccination to access, among other things, indoor restaurants and bars, event and entertainment venues and sport facilities. Individuals are considered fully vaccinated 14 days after receiving the full series of a COVID-19 vaccine or combination of COVID-19 vaccines approved by the World Health Organization.

• Phase 1. From September 22, 2021 to October 22, 2021, individuals will be required to show proof of vaccination by showing a copy (paper or electronic) of their final dose vaccine receipt and photo ID. Individuals may download a copy of their vaccine receipt online if they did not receive (or retain) a copy of the document after receiving their final dose of a vaccine or combination of vaccines. During this phase, individuals attending weddings, funerals or meeting/event spaces will be able to provide a negative rapid antigen COVID-19 test from no more than 48 hours before the event as an alternative to proof of vaccination.
• Phase 2. Beginning October 22, Ontario will provide a “digital vaccine certificate” which will feature a unique QR code (which can be stored on a mobile device) for those who are fully vaccinated. At the same time, the government will introduce a verification app to allow businesses to scan the QR code to confirm vaccination status.

Individuals who cannot receive the vaccine due to medical exemptions will be able to access settings requiring proof of vaccination with a doctor’s note until recognized medical exemptions can be integrated as part of the government’s digital vaccine certificate. Children who are under 12 will also be exempted from these requirements.

Enforcement of Ontario’s vaccine passport system are expected to fall under the Reopening Ontario Act. Businesses may face fines for failure to comply with the vaccine passport system.

Where it will be required¹

*Ontario has indicated that it is considering some form of proof of vaccination requirement at post-secondary institutions.

Legal considerations for collecting proof of vaccination in Ontario*

Organizations implementing a proof of vaccination program will still need to comply with applicable privacy and employment law requirements, which we discussed in a prior article. However, as discussed below, Ontario’s mandate impacts the legal considerations for proof of vaccination programs—likely even in circumstances not specifically covered by Ontario’s mandate.

Customer proof of vaccination programs

Regardless of whether businesses are required to confirm vaccination status or are doing so voluntarily, businesses should ensure they are meeting their privacy law obligations by proactively developing a program that focuses on data minimization. This means that businesses should not request more information than necessary to verify the customer’s vaccination status. When the customer provides their proof of vaccination, organizations should limit the information they record (if recording the information is necessary at all). Where the data is recorded, it should be securely stored and retained only as long as necessary. Businesses should refrain from using proof of vaccination information for anything not related to confirming proof of vaccination.

Businesses not covered by the Ontario mandate will also need to confirm the necessity of any proof of vaccination program they wish to implement. Confirming necessity (i.e. that it serves a bona fide business interest) depends on the circumstances of the organization. That said, necessity is more easily established with reference to recent guidance and statements made by governments and public health officials from all levels of government (discussed further below).

Given that the details of Ontario’s plan are still being developed, businesses covered by the Ontario mandate keep abreast of new developments as they are released. The government has alluded to forthcoming guidance for businesses that will be provided “ahead of September 22 to ensure they are prepared”.

Employee proof of vaccination programs

As noted above, while patrons will need to show proof of vaccination in certain settings, the requirements do not apply to employees in affected settings. Accordingly, most employers continue to be responsible for deciding whether or not to implement proof of vaccination policies in their workplaces².

As businesses begin to consider their approaches to a return to work, they are increasingly considering whether they can or should be asking employees for proof of vaccination. Any policy which requires employees to disclose their vaccination status as a part of returning to work raises privacy concerns, which must be balanced against an employer’s health and safety obligations.

Under privacy law, an employer must be able to establish how the collection and use of vaccination status is necessary, effective and proportionate in achieving a legitimate health and safety goal. Although the law has not changed, the risk landscape associated with workplace proof of vaccination policies has changed significantly over the last several weeks, driven in part by governments moving to require proof of vaccination in various sectors (and in some cases, amongst their own employees) and government and public health officials making public statements regarding the effectiveness of COVID-19 vaccines in preventing the spread of COVID-19 in the workplace (and more broadly). Among other things, the City of Toronto recently mandated that local employers develop proof of vaccination policies that require³, at a minimum, that:

• workers provide proof of their vaccination series approved by Health Canada or the World Health Organization;
• unvaccinated employees provide written proof of a medical reason from a physician or nurse practitioner that includes whether the reason is permanent or time-limited; and
• unvaccinated workers complete a vaccination education course on the risks of being unvaccinated in the workplace.

These developments make it easier for employers to argue that proof of vaccination measures are both necessary and effective—and Ontario’s new proof of vaccination requirements may provide a further basis for employers covered by the requirements to make that argument. However, it remains important for a proof of vaccination policy to be proportionate, and employers must ensure that employees who have medical or other legally protected reasons for not being vaccinated are being accommodated to the point of undue hardship.

To the extent an employer does impose a proof of vaccination policy, it is possible that they would be able to leverage the digital vaccine certificate once it is available to confirm the vaccination status of its employees.

Importance of a dynamic analysis

As the situation on vaccinations and vaccine passports will continue to evolve, so too will businesses’ risk analyses. Guidance from privacy regulators, health officials and other government bodies—not to mention legislation explicitly authorizing or requiring collection of proof of vaccination—will impact the factors discussed above. Evidence on the efficacy of vaccines with respect to variants of concern and transmissibility will also impact a business’ risk analysis. Businesses should therefore be prepared to revisit their previous analyses as new information becomes available. In addition, businesses operating in multiple jurisdictions should consider adopting nuanced policies that take into account jurisdictional differences, including the differences between the various provincial vaccine passport mandates.

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¹ Aligned with public health measures currently in place, indoor masking policies will continue to remain in effect.

² In some settings—for example, long term care—the Ontario government has required employers to have proof of vaccination policies for staff.

³ Although framed as a “recommendation”, the regulations to the Reopening Ontario Act require businesses who are open to comply with any recommendations of public health officials.

Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.

Développement de contre-mesures médicales au Canada

Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.

Exploiter les voies réglementaires mises en place lors de la pandémie de COVID-19

Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.

Le rôle de la Stratégie dans le renforcement du régime réglementaire de la santé au Canada

La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.

Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.

Prochaines étapes

Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.