ISS releases new diversity proxy guidelines: S&P/TSX Composite Index companies expected to adopt a 30% target for women on boards

Effective February 1, 2022, Institutional Shareholder Services (ISS) will expect an issuer included on the S&P/TSX Composite Index to have at least 30% of its board comprised of women, or a written gender diversity policy that includes a commitment to achieve at least 30% female board representation over a reasonable timeframe.

What you need to know

• Effective February 1, 2022, ISS will recommend a withhold vote for the chair of the nominating committee (or its equivalent) of S&P/TSX Composite Index companies where women comprise less than 30% of the board, and:
  • the company has not disclosed a formal written gender diversity policy; or
  • the company’s formal written gender diversity policy does not include a commitment to achieve at least 30% women on the board over a reasonable timeframe.
• For widely-held companies which are not also S&P/TSX Composite Index constituents¹, the ISS policy remains unchanged—ISS will recommend a withhold vote where the company has not disclosed a formal written gender diversity policy, and where there are no women on the board.
• We expect adoption of the 30% target will emerge as the market standard in Canada for best practices in board diversity.

Background to ISS diversity guidelines

The new diversity guidelines were released as part of ISS’ regular annual review and update process, informed by responses to its global benchmark policy survey, including feedback from 49 respondents based in Canada.

Under current ISS guidelines, to avoid an adverse voting recommendation, a widely-held company must have either one woman on its board or a formal gender diversity policy including goals and defined targets to attain representation of women on the board. However, ISS advises that widely-held TSX-listed company boards lacking a policy commitment and having no female directors have become outliers lagging market expectations.

ISS notes that a number of large Canadian institutions and S&P/TSX Composite Index issuers have voluntarily endorsed specified targets for female board representation, either as signatories to the 30% Club Statement of Intent or the 2022 Catalyst Accord. In recognition of this growing support for the adoption of a minimum target and in response to feedback from the Canadian institutional investor community, the new ISS gender diversity guidelines were released.

The new guidelines are effective February 1, 2022, providing affected companies with a one-year transition period to adopt a diversity policy that satisfies the new requirements.

Market implications

Larger market cap issuers in Canada have led the way on gender diversity in the boardroom. A historic milestone was reached in August 2019 when every company in the S&P/TSX Composite Index had at least one woman on its board. By comparison, more than 20% of TSX-listed issuers continue to have no women on their boards². While S&P/TSX Composite Index companies have made notable gains, many have not yet achieved 30% female representation on the board—of the 234 companies included on the Index, approximately 40% meet or exceed the 30% threshold³. As a result of the new ISS guidelines, we expect that there will be a significant push by S&P/TSX Composite Index company boards to meet the 30% threshold by 2022 or, at a minimum, adopt—and meet—a 30% target in the near term.

For all other TSX-listed companies, while the new ISS gender diversity guidelines will not apply, we expect there will be continued market pressure to take meaningful steps to increase the representation of women on the board. While targets have gained some momentum at the board level over the past several years, the vast majority of TSX-listed company boards have chosen not to adopt numerical targets. In light of the ISS guidelines, however, we expect adoption of the 30% target will emerge as the market standard in Canada for best practices in board diversity.

By contrast, numerical targets for female representation at the executive officer level remain very rare—between 2014 and 2019, the adoption of executive officer level targets was relatively flat between 2% and 4% of issuers. Absent a groundswell of support advocating for the adoption of diversity-based targets in senior management, we do not expect to see a meaningful uptick in numerical targets at the executive officer level.

Beyond gender?

While ISS Canadian proxy guidelines continue to focus on the representation of women on Canadian boards, by contrast, new ISS US proxy guidelines focus on racial and ethnic diversity. Beginning in 2021, to facilitate investor engagement on diversity, ISS benchmark research reports for companies in the Russell 3000 or S&P 1500 indexes will highlight boards that lack racial and ethnic diversity (or lack disclosure of such). In 2022, if the boards of these companies have no racially or ethnically diverse members, ISS will recommend voting against or withhold from voting for the chair of the nominating committee (or other directors on a case-by-case basis). An exception will be made if there was racial and/or ethnic diversity on the board at the preceding annual meeting and the board makes a firm commitment to appoint at least one racially or ethnically diverse member within a year. This emphasis on racial and ethnic diversity has been driven in part by the recent social unrest in the United States and in response to feedback from the U.S. institutional investor community.

In Canada, the conversation around corporate diversity is also evolving beyond gender. Federally incorporated public companies are now required to make certain annual disclosures regarding the representation of women, visible minorities, Indigenous peoples and people with disabilities on the board and in senior management. Earlier this year, Ontario’s Capital Markets Modernization Taskforce proposed the mandatory adoption of targets and related disclosure regarding the representation of women, black people, Indigenous people, and people of colour on boards and in executive officer positions for TSX-listed issuers. In recent months, over 300 CEOs of Canadian companies have signed the BlackNorth Initiative pledge to end anti-black systemic racism, including a commitment to the goal of achieving a minimum 3.5% of executive and board roles based in Canada being held by Black leaders by 2025.

Against this changing backdrop in Canada, companies prioritizing diversity will be well-served to adopt recruitment, mentoring and advancement initiatives, as well as governance policies and practices, focused on a broad recognition of groups that are historically underrepresented in senior management and around the boardroom table.

_________________________

¹ “Widely-held” companies are those that ISS designates as such based on the number of ISS clients holding securities of the company.

² All numerical data cited in this article compiled from “Women in Leadership at S&P/TSX Companies” jointly published by Catalyst and the 30% Club Canada on March 5, 2020, and the Canadian Securities Administrators’ “Report on Fifth Staff Review of Disclosure Regarding Women on Boards and in Executive Officer Positions”.

³ As at December 31, 2019.

Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.

Développement de contre-mesures médicales au Canada

Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.

Exploiter les voies réglementaires mises en place lors de la pandémie de COVID-19

Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.

Le rôle de la Stratégie dans le renforcement du régime réglementaire de la santé au Canada

La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.

Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.

Prochaines étapes

Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.