Liability risks to business in the COVID-19 era

La version française de cette communication est publiée ici.

The COVID-19 pandemic has radically, if temporarily, changed the way that Canadians live, work, save, shop and play. Physical (social) distancing and the associated measures that come with it have changed a reasonably favourable business environment into a world where only essential/priority services remain open to the public, and most people are restricted to working from home, if they are working at all. This bulletin discusses some of the risks of legal liability that businesses might encounter in the COVID-19 era. It will focus on four different types of liability: (1) contractual liability, (2) tort risk (civil liability in Québec) for exposing customers and/or employees to the virus, (3) liability risks that arise from employees continuing working from home, and (4) class action risk.

1. Contracts

We have written previously on when a party to a contract can rely on a force majeure clause to avoid performance. Our bulletins on the application of force majeure clauses to COVID-19-related business disruption can be found here (for the common law provinces) and here (for Québec).

However, force majeure has limitations. In the common law provinces, the doctrine applies only if a force majeure clause has been expressly inserted into contracts. In Québec, force majeure (also referred to as superior force) exists as a matter of law under the Civil Code of Québec (CCQ). However, it can be excluded, modified or limited by the contract itself. As a result, force majeure may only provide inconsistent help to businesses that are no longer in a position to fulfill their contractual obligations. It is necessary to consider other tools.

The first and best place to look for a basis for contractual non-performance is the contract itself. Contracts often have terms and conditions (aside from force majeure) that permit non-performance in certain circumstances, such as a supply shortage or a business closure. Similarly, certain types of contracts may have a “material adverse effect” clause, permitting non-performance if there has been a material adverse effect on operations. While it is clear that an “MAE” must be a serious and rare event, it is an open question whether a temporary closure (even a serious one) would be sufficient. However, if the pandemic continues to keep people indoors for several weeks or months, the likelihood that the interruption will be an MAE increases.

In common law jurisdictions, if the contract has no express term permitting non-performance, a party seeking to avoid performance may need to rely on the doctrine of frustration.¹ Like force majeure, frustration can be difficult to establish. Essentially it requires that an event occur that renders performance impossible. In theory, the fact that performance is more expensive (or less profitable) is not sufficient for frustration. However, in fact, this rule is not applied quite as strictly as it sounds, and significant difficulty in performance may very well constitute frustration.

Businesses that contract with consumers face added challenges because of the COVID-19 epidemic, which has forced the cancellation of events and travel, the closure of non-essential retailers and the disruption of supply chains and deliveries. To reduce litigation risk in the consumer context, businesses should be mindful of specific representations made with respect to pricing and timing of delivery and refund rules available under consumer protection statutes. Special care can be taken to ensure that a business’s response to the COVID-19 crisis does not incidentally violate consumer protection requirements—even when those actions are designed to provide relief to consumers. Finally, to counter the forces of supply and demand, some common law provinces have taken regulatory action (including setting up snitch lines) to counter price gouging for essential items in response to COVID-19. In Québec, consumers may seek to nullify a contract or reduce prices where the disproportion between the value of the goods and the price amounts to the exploitation of the consumer.

While legal doctrines and contractual provisions can be of some help to companies who find themselves in difficult circumstances, a better approach in many circumstances may be to have an honest discussion with the contractual counter-party about what parts of a contract can and cannot be performed, how long non-performance is expected to last, and how to assist the counter-party with the challenges that it faces in this difficult economic time. The businesses that help each other now may thrive when life returns to normal, hopefully later this year.

2. Tort/civil liability

Another potential risk for businesses that continue to operate through the COVID-19 shutdown is the risk that a customer or employee could contract the virus through an interaction with the business. While workers’ compensation benefits may be available to employees who contract COVID-19 as a result of an exposure arising out of and in the course of employment, no business wants to be the source of health risks for its employees or customers. However, the best way to minimize both is to significantly enhance the business’ preventative measures.

For businesses that continue to operate, they should have a written preventative COVID-19 policy regarding the measures adopted in the business to prevent the spread of COVID-19, including physical (social) distancing measures, enhanced hygiene and cleaning measures, and directives regarding symptomatic or quarantined employees. This policy should be in writing and readily visible to employees and, if appropriate, customers. Proper training should also be provided to employees to ensure they know how and when to implement these measures.

Workplace policies should be reviewed and clear directives should be issued requiring employees to (a) stay home if they have an symptoms or have been exposed to a person who received a positive COVID-19 diagnosis; and (b) report to their employer any exposure risk. Consider adopting measures for rapid isolation of a symptomatic employee. Sick leave policies should be modified to discourage employees from exposing others due to financial concerns.  For more details on an employer’s obligations regarding employee positive diagnosis, symptoms, or close contact and on the employer’s health and safety obligations to employees working from home, please refer to our bulletin on COVID-19 and the workplace here (for the common law provinces) and here (for Québec).

In addition to employees, businesses should adopt measures that protect their customers from COVID-19 exposure. This includes ensuring physical (social) distancing among customers, providing hand sanitizer for employee and customer use, and proactive risk avoidance measures (including, if necessary, a shut-down and sterilization) if a risk of infection becomes apparent.

Whatever measures a business ultimately adopts, clear communication with employees and customers is key. While the business environment will ultimately improve, companies that are perceived as having been reckless with the health of their employees, customers, or the public may find it far more difficult than those who have taken the recommended precautions.

3. Risks associated with working from home

Privacy and cybersecurity breaches during pandemic-adjusted operations may also pose heightened risk (including class action risk) for organizations, especially in circumstances where the incident is more difficult to contain, and harm is more difficult to mitigate. With most employees working remotely, it may be more difficult for organizations to detect unusual system activity or misuse of personal information, lengthening the period of exposure and, in turn, increasing the potential class size and severity of harm to affected individuals. Similarly, individuals may be less able to take preventative measures to mitigate the risk of harm associated with the misuse of their personal information because of emergency measures in place at government agencies and businesses. For example, it may be more difficult to replace payment card or identification when offices are closed or restricted, increasing the risk of identity theft and fraud. Organizations named in privacy class actions in these circumstances may face more exposure if plaintiffs can show actual damages arising from the incident, rather than mere anxiety of identity theft.

It is recommended that employers provide clear guidance to employees working from home, around cybersecurity, the printing and disposal of documents containing personal information, and ensuring that family members who may be sharing office space do not have access to personal information. Recent case law confirms that organizations may be vicariously liable for employee-caused privacy breaches. However, taking affirmative steps to prevent such breaches will both prevent the breaches in the first place as well as assist in resisting vicarious liability if they do occur.

4. Class actions

Given the financial and reputational exposure of class actions, they always represent a significant risk to business. In the COVID-19 era, this risk is particularly acute, which is one reason why it is recommended to adopt clear policies and guidelines to accompany measures taken to address the crisis. Class actions may arise in the context of breaches of contracts, breaches of consumer protection legislation, and negligence. Class actions may also be launched by employees who consider their employer did not take appropriate steps to protect them from the additional hazards they face. Some proposed class actions have already been filed alleging harm caused by remedial actions taken to address the crisis. It is therefore recommended that businesses adopt clear internal guidelines on how to deal with employees, customers and consumer complaints that may arise during this crisis. Each complaint and response should be tracked in writing, and guidance and training can be given on how to address complaints consistently and in accordance with specific COVID-19 policies that have been adopted.

Conclusion

There is no doubt that the COVID-19 era is a highly uncertain time for businesses, as well as their employees and customers. During this difficult period, the main risks that we all need to be cognizant of during this time are the risks to human health and safety. However, no company wants to find themselves in the middle of a legal battle at the same time as they are fighting a deadly virus and a massive economic downturn. Proactive precautions and communications with employees, suppliers and customers can help alleviate that risk, for the benefit of all concerned.

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¹ The doctrine of frustration does not apply in Québec, where force majeure is a general principle of law which applies to contracts, even in the absence of a force majeure clause, though this can be limited or excluded entirely by contract.

Read all our coronavirus-related updates on our COVID-19 guidance for organizations resource page.

Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.

Développement de contre-mesures médicales au Canada

Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.

Exploiter les voies réglementaires mises en place lors de la pandémie de COVID-19

Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.

Le rôle de la Stratégie dans le renforcement du régime réglementaire de la santé au Canada

La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.

Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.

Prochaines étapes

Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.