Spotlight on Sedona Canada's eDiscovery initiatives for 2020 and beyond
Authors
Sedona Canada is a very busy organization these days, with more projects underway in 2020 than at virtually any other time in the group’s history.
In 2018, the members of Working Group 7 of The Sedona Conference (Sedona Canada) held a major brainstorming session with a twofold view of establishing priorities for the next five years while also considering ways to increase engagement within the eDiscovery community in Canada.
A wide net was cast in the invitation process for this meeting, with the intent of involving individuals who work across various sub-specialties of the eDiscovery community.
Today’s hub of activity is the result of this priority-setting exercise, with Sedona Canada pursuing four major drafting projects as well as significant new educational initiatives.
About Sedona Canada
Sedona Canada is a non-profit law and policy organization whose mission is to create forward-looking principles and best practice recommendations for those who regularly confront eDiscovery issues in Canada.
Sedona Canada members include judges, lawyers, technologists, eDiscovery support professionals and others who have the like-minded view of addressing legal and practice issues tied to eDiscovery in Canada.
Sedona Canada is the Canadian working group of U.S.-based The Sedona Conference, which was established to pursue in-depth study of tipping point issues in the areas of antitrust law, complex litigation, and intellectual property rights, with the goal of producing high-quality, non-partisan commentary and guidance of immediate, practical benefit to the bench and bar.
Sedona Canada has been contributing to creating and maintaining best practice recommendations for courts, lawyers and eDiscovery professionals in Canada since 2007.
One of the more widely known works of Sedona Canada is “The Sedona Canada Principles Addressing Electronic Discovery”, currently in its second edition, which is explicitly referenced Ontario’s Rules of Civil Procedure. When considering eDiscovery related issues, parties under the Ontario rules must consult and have regard to the Sedona Canada Principles.
Five projects underway
Today, Sedona Canada is focused on five priority projects.
- Commentary on privacy and information security for legal service providers.
- Commentary on social media.
- Third edition of the Sedona Canada Principles.
- French translation of the Sedona Canada Principles.
- An education and outreach initiative including webinars, conferences, legal news media and social media.
Commentary on privacy and information security
The “Sedona Canada Commentary on Privacy and Information Security for Legal Service Providers: Principles and Guidelines” was released for public comment in October 2019.
This commentary is especially timely in light of the current technology landscape. Just as the internet of things continuously expands its reach, those interfacing with client data need to be concerned about wrapping their arms around suitable protections for same.
According to discovery specialist Duncan Fraser, one of the drafters of the commentary, “data privacy concerns are critical right now as businesses subjected to cyber-security breaches are in the news with increasing regularity.”
The detailed commentary sets out six guiding principles for tackling data privacy issues concerning the protection of personal and confidential information—or “PCI”—under the control of a legal service provider. The six core principles and related commentary relay an achievable step-by-step guide that instructs lawyers, other legal service providers and third-party service providers to law firms in ensuring that their approach in interfacing with technology where PCI or privileged communications are concerned pairs with both ethical obligations as well as the governing legal and regulatory framework.
Briefly, the six principles are as follows:
- Principle 1: Know the law.
- Principle 2: Understand the PCI you control.
- Principle 3: Assess risk.
- Principle 4: Develop plans and practices.
- Principle 5: Monitor regularly.
- Principle 6: Reassess.
The step-by-step guide explains in detail how legal service providers can most effectively protect their clients’ personal and confidential information.
To learn more, you can access “The Sedona Canada Commentary on Privacy and Information Security for Legal Service Providers: Principles and Guidelines” as well as additional publications on its website.
French edition of the Sedona Canada Principles
In January 2020, Sedona Canada published the French-language translation of the Sedona Canada Principles, second edition. The French translation is part of Sedona Canada’s goal of ensuring that the group’s work is made available to a national audience in both official languages. In the coming months, there will be a significant outreach to the French-speaking eDiscovery community in Canada, including through bilingual social media posts, a French-language webinar, articles in French-language legal media, and other events.
Other ongoing projects
Sedona Canada’s two other major drafting projects are the preparation of a third edition of the Sedona Canada Principles (updating the second edition that was released in 2015), and an entirely new Commentary on Social Media. Both projects are underway, with the goal of having public comment drafts available for review in late 2020 or early 2021.
Sedona Canada is eager for new members as it seeks to ensure the representativeness of all regions of Canada and all sectors that are affected by eDiscovery. You can learn more about being a member of Sedona Canada on its website.
This article was originally published by The Lawyer’s Daily, part of the LexisNexis Canada Group Inc.
Le mois dernier, le Canada a publié sa première Stratégie industrielle de défense (la Stratégie), qui souligne l’engagement du Canada à développer une base industrielle de défense solide et à stimuler la croissance économique. Ces efforts pourraient aussi comprendre le renforcement de l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales, ce qui pourrait constituer des débouchés pour le secteur canadien des sciences de la vie en raison de l’importance accordée aux capacités nationales en ce sens et de la nécessité d’atténuer les risques d’urgences sanitaires.
Développement de contre-mesures médicales au Canada
Comme indiqué dans les bulletins précédents, le quatrième pilier de la Stratégie est axé sur la « sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour les intrants et les biens clés » par le renforcement de la production nationale et le stockage de ressources. L’accent est mis tout particulièrement sur les contre-mesures médicales, en précisant que nos « alliés ont établi un lien explicite entre l’état de préparation à la biodéfense et aux contre-mesures médicales et leur sécurité économique et nationale, en élaborant de nouvelles stratégies et de nouveaux mécanismes pour faire progresser ces travaux ». Les contre-mesures médicales désignent divers produits réglementés pouvant être utilisés pour protéger la population lors d’une situation d’urgence de grande ampleur, comme l’éclosion d’une maladie ou une attaque impliquant des armes chimiques, biologiques ou nucléaires. Il peut s’agir de vaccins, de médicaments thérapeutiques et produits biologiques, de dispositifs de tests diagnostiques, des équipements de protection individuelle ou industrielle, et d’autres dispositifs médicaux. Les contre-mesures médicales sont essentielles à la réduction et à l’atténuation des dommages lors d’une urgence de santé publique.
Exploiter les voies réglementaires mises en place lors de la pandémie de COVID-19
Pendant et après la pandémie de COVID-19, le Canada a mis en place plusieurs nouvelles voies réglementaires comme mécanismes d’accélération des approbations de produits médicaux, ce qui pourrait offrir au gouvernement des options pour déployer des contre-mesures médicales afin de faire face aux risques pour la santé publique. Au début de la pandémie, Santé Canada a émis diverses ordonnances provisoires pour permettre l’importation et la vente de médicaments et de dispositifs médicaux qui n’avaient pas eu l’approbation des voies réglementaires traditionnelles. Or, Santé Canada a plutôt fait confiance aux voies d’approbation réglementaire et de l’exemption de certaines exigences en homologation de produits des pays impliqués dans la transaction. Beaucoup de ces règles provisoires ont depuis été officiellement intégrées à la réglementation en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et ont été appliquées bien après la COVID-19. Conformément au Règlement sur les aliments et drogues, Santé Canada tient à jour la Liste des maladies qui menacent la santé publique et utilisera une procédure d’autorisation modifiée pour les médicaments d’urgence de santé publique pouvant traiter les affections figurant sur la liste. De même, le Règlement sur les instruments médicaux a établi une liste d’instruments médicaux répondant à un besoin urgent de santé publique, ce qui permet à Santé Canada d’autoriser la commercialisation de ces instruments de manière accélérée. Ces outils réglementaires sont utilisés automatiquement quand une situation médicale présente un grand risque pour la santé publique au Canada et nécessite une action immédiate pour contrer ce risque.
Le rôle de la Stratégie dans le renforcement du régime réglementaire de la santé au Canada
La stratégie prévoit que le Canada adoptera une approche proactive en matière de planification en amont des crises sanitaires. Le gouvernement entend s’assurer que les produits médicaux sont déjà disponibles au Canada afin qu’ils puissent être distribués rapidement en cas d’urgence. D’autres modifications récentes au Règlement sur les aliments et drogues permettent de prépositionner au Canada tous les médicaments d’urgence en santé publique, ce qui signifie qu’ils peuvent être importés dans des installations d’entreposage canadiennes avant que leur mise sur le marché n’ait été autorisée. La Stratégie s’appuie sur ces fondements, en faisant référence à l’organisme existant Préparation aux crises sanitaires Canada (PCSC), un organisme opérationnel spécial au sein d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), et à un nouveau Fonds des sciences de la vie, lesquels « collaborent avec des partenaires internationaux et de soutenir l’élaboration et la production de contre-mesures médicales ». PCSC supervise la Stratégie en matière de biofabrication et de sciences de la vie du Canada, qui vise à développer un secteur national des sciences de la vie fort et compétitif doté de capacités de biofabrication de pointe, en mettant l’accent sur la capacité à se préparer et à faire face aux futures priorités et crises sanitaires. Dans cette optique, il y aura des occasions pour les fabricants de nouer des collaborations de recherche et des accords commerciaux ou d’approvisionnement liés aux contre-mesures médicales financées par des programmes fédéraux.
Étroitement lié aux capacités nationales, le pilier III de la stratégie implique « Investissement ciblé pour renforcer un secteur canadien de la défense novateur », avec la promesse que le gouvernement fédéral « soutiendr[a] la recherche et le développement, protéger[a] la propriété intellectuelle, soutiendr[a] les petites et moyennes entreprises, investir[a] dans les compétences et la formation, et encourager[a] les exportations afin de créer un secteur de la défense agile et concurrentiel à l’échelle mondiale ». La nécessité de favoriser le développement de la propriété intellectuelle (PI) et la conservation des droits du Canada est mentionnée à plusieurs reprises dans la Stratégie. Par exemple, la Stratégie prévoit l’établissement de partenariats officiels avec l’industrie canadienne qui « [assureront] la propriété et le contrôle nationaux de la propriété intellectuelle (PI) et des capacités essentielles. » La Stratégie reconnaît l’immense talent des établissements canadiens et la précieuse recherche qui y est menée actuellement et qui est déjà financée par des subventions de recherche d’organismes tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada, et fait aussi référence à l’engagement de 1,6 milliard de dollars pour de nouveaux fonds de recherche dans le budget de 2025. Cette prise de conscience de la nécessité de promouvoir et de soutenir l’innovation au Canada laisse présager des possibilités de financement, notamment dans les domaines où le Canada accuse un retard en matière de production nationale et où des engagements d’investissement et de fabrication au Canada peuvent être pris.
Prochaines étapes
Dans les prochains mois, nous prévoyons que le gouvernement du Canada publiera d’autres directives et des mesures de suivi. L’équipe de défense des conservateurs poursuivra sa couverture de perspectives sur la défense au Canada en publiant une analyse supplémentaire pour donner des précisions sur l’incidence de la Stratégie sur de multiples secteurs.